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文書管理の改善に文書係長が本気になったとき
3方向から抵抗を受けることも・・・


上司あるいは議会からの抵抗
・やる気のない課長からの改革することへの抵抗
 「紙じゃないだろう 電子だろう」
 「現用文書じゃない非現用文書(アーカイブズ)だろう」


職員からの抵抗
・文書を削減することへの抵抗
 「必要だからここに置いている」
 「廃棄できるものはない」


財政からの抵抗
・経費を計上することへの抵抗
 「新たにファイリング・キャビネットを購入する経費はない」
 「外部コンサルタントへの委託の経費は認められない」


さらに文書係長自身が抱えるこんな課題も・・・

・抵抗勢力を説得する自信がない
・職員に嫌われたくない
・スケジュールの組み方が分からない
・研修の方法が分からない
・どのように成果を確認すればよいか分からない


◎抵抗勢力を説得するポイントは,どのように効果を見せてやり方を具現化するか にあります。


NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは,職員に歓迎されるポジティブな公文書管理の構築を本気で目指す
文書係長を支援します。


例えば,公文書管理の知見と実績を有するADMiC理事長 廣田傳一郎)から文書係長へのこんなアドバイス・・・

まずは,文書係長が新しいファイリング用具 BSフォルダ を評価選別する
その上で

・上司や議会には,高速検索による行財政改革効果をアピールする
  BSフォルダの高速検索性によって短縮される労働時間は36時間27分/年であり,
  職員一人当たり112,667円/年の人件費に相当するという。
  (駿河台大学等行政文書管理アンケート調査)
  1,000人の場合の行財政改革効果は,毎年 1億1,267万円


・職員には,削減しろと言ってはいけない
  削減というフレーズが最大の阻害要因となる!職員は簿冊からBSフォルダに切り替えるだけ!
  日本規範である行政文書管理ガイドラインに則り,職員が文書を分類をすると
  職員が持ってる情報の見える化が担保されて,かつ職員の頭も整理され
  仕事がし易くなったと実感してAKF(行政ナレッジファイリング)を歓迎します


・財政には,ファイリング・キャビネットの新規購入も,外部委託もしないと説明する
  BSフォルダを使ったAKF(行政ナレッジファイリング)は既存の保管庫を使用できるため
  新たにファイリング・キャビネットを購入する必要がありません
  また,内部職員のみによる改善が可能なため外部コンサルタントが不要です


NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは,文書係長の支援を目的とした,モデル課等へのAKF(行政ナレッジ
ファイリング)導入に係る試行支援の用意もあります。


BSフォルダを使用したAKF(行政ナレッジファイリング)の構築を内部職員のみで行った場合,
職員数が1,000人,改善前の文書量8fm/人から改善後文書量4fm/人を目標とする自治体では,
以下のような波及改善効果も見込まれます。


・ファイリング・キャビネット不要効果
  改善後の必要容器台数(ラテラル・キャビネット)と費用:1,000人×4fm=
  4,000fm÷2.48fm/台=1,613台×124,800円/台(ベース付き定価)=
  2億100万円


・外部コンサルタント不要効果(オフィス家具業者に外部委託した場合の推定経費)
  導入時の職員一人当たりの委託料=4万円/人×1,000人=4,000万円
  維持管理時の職員一人当たりの委託費(1年間のみの場合)=2万円/人
  ×1,000人=2,000万円。
  合計=6,000万円

  ※ 外部委託による文書削減の実績値は35%程度。しかし,業者は容器の販売に影響するので,
   削減の指導に熱心ではないため,35%削減は職員による努力の結果にほかなりません。


・幅削減による新庁舎建設コストの節減効果(新庁舎建設を予定している自治体の場合)
  BSフォルダ採用による文書の占有面積減が及ぼす建設コストの削減効果は,以下のとおりです。
   一人当たりの保管文書量を8fmとした場合:
   10人/課当たりの簿冊の占有面積は27.8㎡
   BSフォルダに切り替えると14.2㎡(差引き=△13.6㎡/10人)
   1,000人の場合の削減㎡=△1,360㎡

  建設コストを@40万円/㎡とした場合=△5億4,400万円

  ※ 職員一人当たりの保管fmには,机の上,下及び引出しの中並びに机の横の脇机内等の私物化された
   文書と,執務室に置かれている過年度文書等も含みます。なお,保管庫は,旧JIS3号としています。


NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは,上記以外にも,創業以来半世紀にわたる自治体などでの改善指導を
通して蓄積した公文書管理に関わる研究成果を基に,文書係長が抱える様々な課題の解決を支援します。



NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiC理事長 廣田傳一郎) とは

・自治体などにおける公文書管理の効率化と最適化に向けての研究開発を継続し,在るべき公文書管理としての
AKF(行政ナレッジファイリング)を世に公開するとともに,その成果を社会に還元するシンクタンクです。

・これまで国の機関(9省庁等)自治体(120余の市町村)での導入実績があり,当機構のAKF(行政ナレッジ
ファイリング)は日本規範ともいえる公文書管理法の実務指針である「行政文書管理ガイドライン
(平成23年4月1日,内閣総理大臣決定)のモデルになりました。

・ADMiCの改善支援は,一般の改善コンサルタントと異なり,学識経験者の専門アドバイザーが行います。
さらに,文書管理の専門職大学院の内容を具備した,1年制の教育機関「行政文書管理アカデミー」を
併設しており,専門職員の人材の確保にも努めています。


◎具体的な支援等についてのお問い合わせは下記までご連絡ください。

    バナー


〇公文書管理最新情報
内部職員のみによる改善のモデル自治体として,都城市を認定しました
文書削減5割保証!BSフォルダのご紹介


〇BSフォルダ関連書籍
新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,平成最後のファイリングニュース第125号のファイリングニュースを発行しました。

第125号ファイリングニュース

参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

平成31年度の受講生に関しましては,次の要領にて募集を予定しております。
なお,手続等の詳細につきましては平成31年2月中旬ごろお知らせいたします。

○先行申込み

 受付期間:平成31年2月19日(火)~ 3月15日(金)17時
 受講料:216,000円/年(消費税込み)
 定 員:10人(先着順)

○通常申込み

 受付期間:平成31年3月18日(月)~ 4月19日(金)17時
 受講料:259,200円/年(消費税込み)
 定 員:30人(先着順)
 ※通常申込みの定員は,先行申込者の人数も含みます。

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。今年度も,後期の実地確認(実地「指導」という言葉を使っていません)を行う旨の案内を兼ねて,第121号~第124号のファイリングニュースを発行しました。

第121号ファイリングニュース

第122号ファイリングニュース

第123号ファイリングニュース

第124号ファイリングニュース

参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

文書を確実に5割削減するための答えがここにある!

BSフォルダ-室内-201705-2.jpg

建替えなどによる庁舎移転では,多くの場合,執務室内に散乱する紙文書の整理が課題となります。特に予算や敷地面積の関係で,現在の庁舎よりも執務室や書庫などの面積が少なくなるようなケースでは,紙文書の整理は必須となり,庁舎建設担当などから文書管理担当に対して,文書の5割削減など,大幅な削減が求められることも少なくありません。しかし,一般に職員は削減を嫌うため,文書管理担当が予期せぬ抵抗に遭うことも考えられます。

そこでADMiCでは,文書を確実に5割削減し,その状態を継続して維持するためのツールとして,BSフォルダを使ったフォルダ式整理法でもあるAKF(行政ナレッジファイリング)の導入をお勧めしています。

AKF(行政ナレッジファイリング)を導入し,現在使用しているファイル用具をBSフォルダに切り替えることで,執務室内の文書を確実に5割削減し,国の行政文書管理ガイドラインに則した在るべき文書管理の姿を実現できると考えるからです。


〇BSフォルダとは...
AKF(行政ナレッジファイリング)のために開発された新しいフォルダで,キャビネットが不要で,収納時は既存の文書保管庫などの棚に立てておき,引き出して使う,全く新しいコンセプトのフォルダです。

三階層.jpg  BSフォルダ開いた状態紙入り.jpg  image015.jpg


例えば,AKF(行政ナレッジファイリング)を導入し,ファイル用具を簿冊からBSフォルダに切り替えることで,文書管理改善前の執務室における1課分の文書量(ファイルメーター)が60fm(一人当たり6fm×10人)だった場合には,下図のように,文書量(ファイルメーター)が8割削減されて12fmとなり,それに伴って文書の占める床面積も割近くが削減されたとの事例報告もいただいています。


文書管理改善前の執務室 (課の保管文書量は60fm,文書の占める床面積は約14㎡) 

※②-1.jpg

※②-1-1.jpg

〇文書管理改善後の執務室 (課の保管文書量は12fm,文書の占める床面積は約)

※②-2.jpg

※詳細は,次項の「簿冊管理からの切り替えで5割削減保証」をご参照ください。

※ADMiCでは,簿冊やボックスファイルなどからBSフォルダへの切り替えに関わる「試行支援」を行っております。
※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。


〇BSフォルダ関連書籍
1 新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
2 『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」


ADMiCが推奨する容器用具の組み合わせについては9月下旬に更新予定です。

〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み

1 簿冊管理からの切り替えで5割削減保証

2 ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

3 バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

4 ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証


〇BSフォルダの特色

1 ガイドラインに対応/BSフォルダの特色1

2 省スペース化が図れる/BSフォルダの特色2

3 無駄な動きが少ない/BSフォルダの特色3

4 独自のラッパーがついている/BSフォルダの特色4

5 優れた品質をもつ/BSフォルダの特色5


〇BSフォルダ関連セミナー

1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)

2 総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

8月22日(水)から25日(土)までの4日間にわたり,行政文書管理アカデミーの夏期集中講義が神奈川大学で開催され,無事に終了しました。

グループ編成による「分類演習1・2」では,ツミアゲ式階層分類と業務プロセス式水平分類による分類手法を基本に実習が進められ,各グループともにその成果をおさめることができました。

北海道から沖縄県まで,全国から参加された受講生19名が一堂に会し,講義を通して活発な意見交換が行われ,懇親も深められた有意義な4日間となりました。

グループワークの様子

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グループ討議後の成果発表の様子

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行政文書管理アカデミーの廣田傳一郎学長のあいさつを更新いたしました。

学長あいさつ

総務省オフィス改革の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

セミナーでは,総務省行政管理局 箕浦 龍一 企画調整課長より行政管理局におけるペーパーレス化やグループウェアの活用についてご講演をいただきました。

ADMiCは,今後も総務省オフィス改革チームと連携し,自治体などすべての公的組織における公文書管理の改善を支援してまいります。


参考:総務省オフィス改革の講演実績

お問い合わせ:行政文書管理改善機構(ADMiC)

文書を1枚も捨てずに,用具革命で50%削減保証!

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廣田傳一郎編著・江川毅著 (第一法規・2018 年) 

庁舎建設担当から文書を減らせと言われ悩んでいた吉田文書係長は,ファイル用具を簿冊からBSフォルダに切り替えると50%の文書を削減できることに気がついた。しかし,それだけだと必ずリバウントしてすぐに元に戻ってしまうとのアドバイスを受け,文書削減の効果を一過性で終わらせないために,行政文書管理ガイドラインのモデルとなったAKF(行政ナレッジファイリング) の導入を進めることにした。その結果,執務室にあった文書保管庫が27台から6台に減り,文書の大幅な削減に成功した。

翌年,課長からの指示で,その方法を新人職員の坂崎くんに説明することになったのだが・・・。

※本著は,吉田係長と坂崎くんの会話形式によって構成されています。

坂崎くん:
 ふ~ん。でも係長は,本当にこれで文書を50%削減できる,って思ったんですか?

吉田係長:
 どういう意味?

坂崎くん:
 だって,それに抵抗する職員だってきっといるだろうな,って思いますけど。

吉田係長:
 確かに。僕もそこのところが一番悩ましかったんだけど,それがあるとき,できる,っていう確信に変わったんだよ。

坂崎くん:
 えっ,何があったんですか?

◆本のご購入は,こちら

◆目次◆

Hello Open Filing,Goodbye Cabinet!

1 事務室の文書を50%削減せよ!

 01:27台あった保管庫がたった6台になった
 02:文書の50%削減は改善目的にならない
 事例報告 Ⅰ=島根県隠岐の島町のAKF導入の経緯

2 最適的な改善手法を評価選別せよ!
 01:分類のコツは,分類の配列の工夫にある
 02:秒単位の「検索」の改善が,億単位の経費節減になる
 事例報告 Ⅱ=北海道池田町のAKF導入の経緯

3 事務室環境を改善せよ!
 01: 机の使い方にもルールがある
 02:事務室から8割の文書を追い出す
 03:年度末に行う文書の棚卸。これをやらずに新年度は迎えられない

4 分類を実践せよ!
 01:文書はできるだけ速やかに取り出せるように分類する
 02:分類成果の検証は,達成度確認で客観的に実施する
 03:翌朝フォルダに文書をため込んではいけない

5 ファイル基準表を活用せよ!
 01:管理原則,管理ルールと運用ルール
 02:文書のライフサイクルの管理はファイル基準表で行う
 03:ファイル基準表の記載は担当者自身が行う
 04:書庫は総務課が集中管理する
 05:ファイル基準表は現状を二度記載する

6 書庫の検索性を確保せよ!
 01:書庫での保存文書の検索のしかた
 02:書庫内の保存箱の並べ方,フリーロケーション
 03:保存箱は,フタを通路側に向けて置く
 04:保存箱はあえて特注するという選択肢もある
 05:保存箱には作成年度と保存期間が同じ文書を収納する

7 ファイルサーバを管理せよ!
 01:ファイルサーバの中って,どうなってる?
 02:一昔前の電子文書の管理の方法は,カオスだった
 03:課名や年度はどこに置くのがベターか?
 04:電子文書の保存期間をどう管理すべきか?
 05:電子文書自体にもある固有の課題

8 アーカイブズは職員自ら評価選別せよ!
 01:アーカイブズの基になる資料って何?
 02:そもそも評価選別は誰が行うべきか
 03:評価選別の新たな指標,内と外って何だ?
 04:ファイル基準表を使って評価選別をしてみよう
 05:業務全体から評価選別するってどういうこと?
 06:評価選別した理由も残しておこう

9 最適的なファイル用具を選別せよ!
 01:坂崎くんの大発見 文書を捨てなくても文書を減らせる?
 02:削減とは,究極的には文書の占める床面積を減らすこと
 03:職員の「使いやすさ」を第一に設計されたBSフォルダ
ガイドラインは文書管理改善のための教科書

資料 行政文書の管理に関するガイドライン

「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~」は,平成30年6月7日(木)午前10時から東京・内幸町,プレスセンタービル10階,日本記者クラブ大ホールで開催され,国や自治体の文書管理担当者や庁舎建設担当者など多数が参加され,午後4時半,盛会裏に終了しました。


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東京大学大学院 法学政治学研究科 金井利之 教授,総務省行政評価局 大野 卓 評価監視官,総務省行政管理局 箕浦 龍一 企画調整課長,自治体からは,北海道池田町 横田大輔 総務課総務係長,北海道士別市 岡村慎哉 新庁舎準備室主任主事を講師に迎え,ほぼ満席の中,ご講演いただきました。


今回のセミナーでは,容器・用具を適切に評価選別し,公文書管理法が求める文書管理を目指し改善を行うと,その波及効果として文書の大幅削減を実現できると,その意義が説明されました。会場にはBSフォルダを収納・整理した新たなコンセプトの4段式の保管棚を展示し,セミナー終了後も多くの参加者が熱心に見学されていました。


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