行政文書管理アカデミーの第13期夏期集中講義が，都内において，8月21日（水）～24日（土）までの日程で開催されました。

16人の受講者が出席し，ツミアゲ式階層分類技法や業務プロセス式水平分類技法を習得するため演習を中心としたカリキュラムに取り組みました。

また，今年度は，自主導入の研修会が同時開催され，アカデミー参加自治体のファイリングシステムの導入から今日の維持管理の取り組み状況などについての報告を聞き，意見交換をしていただきました。

自主導入を検討されている自治体の出席者からは「今回のようなことがなければ到底知り合うことのできない先達の方と面識を持つことができ，今後のファイリング導入検討に際しての力強い助けを得ることができました。」などのご感想をいただいております。

〇集中講義の様子（廣田傳一郎 学長）

〇分類演習の様子

〇自治体職員の報告の様子

佐賀県鹿島市は，既に「維持管理十年原則」を完遂し，目下，文書管理委員による自主管理中です。この度，第128号のファイリングニュースを発行しました。前期実地確認が確実に実施されていることが分かります。

第128号ファイリングニュース

参考：佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

• 佐賀県鹿島市「維持管理十年原則を完遂，職員の意識改革」
• [自治体からの改善事例報告 川原逸生氏（佐賀県鹿島市）「終わりなき文書管理－『維持管理十年原則』を完遂して－」（PDFファイル）

佐賀県鹿島市は，既に「維持管理十年原則」を完遂し，目下，文書管理委員による自主管理中です。この度，第126号，第127号のファイリングニュースを発行しました。引継ぎ・移替えやファイル基準表の整備などが確実に実施されていることが分かります。

第126号ファイリングニュース

第127号ファイリングニュース

参考：佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

• 佐賀県鹿島市「維持管理十年原則を完遂，職員の意識改革」
• [自治体からの改善事例報告 川原逸生氏（佐賀県鹿島市）「終わりなき文書管理－『維持管理十年原則』を完遂して－」（PDFファイル）

ＩＳＯ（国際標準化機構）のＴＣ４６／ＳＣ１１（文書管理委員会）は，ＩＳＯ　３０３００（Management Systems for Records - Fundamentals and Vocabulary）の策定を担当したワーキンググループであるＷＧ８に係る会議を，２０１９年５月７日，カナダ・オタワにて開催し，その審議と所要の決議を行いました。

周知のとおりＩＳＯ　３０３００は，国際標準規格の基盤と用語に係る規定をしており，わが国の行政文書管理においても指針となる国際ルールであります。当機構理事長の廣田傳一郎は，２００３年にＩＳＯ委員に就任し，ＷＧ８においても唯一の日本人メンバーとして，文書（records）の定義や，文書管理の目的規定において日本の主張を反映させるなど，その活動を支えてきました。

なお，今回の会議では，廣田等の提案により zoom meeting も採用した結果，従来に増して多くの参加者を得て活発な意見交換がなされ，次期活動方針等の策定に益するところ大なるものがありました。

ISO（International Organization for Standardization）公式ホームページ

宮崎県都城市は，コンサルタントを使わず，内部職員のみで簿冊をフォルダに切替え，
ＡＫＦ(ファイリングシステム)を構築なさっている自治体です。

このたび当機構は，都城市を「文書管理改善の自主導入・自主維持管理について，先進的かつ積極的な
日本初の取組みを行っているモデル自治体」として認定し，2019年1月16日に，廣田傳一郎理事長より
池田宜永市長に認定証を交付いたしました。

広報都城平成31年3月号にて，認定証交付式の様子が紹介されています。
広報都城平成31年3月号　文書管理改善の取り組みを全国のモデル自治体に認定！(8ページ)

なお，当機構は，行政文書管理改善の理論と技法を学ぶ１年制の研修機関「行政文書管理アカデミー」を
平成13年に設置し，所定の課程を修了し口頭試問に合格した職員を，行政文書管理に係る専門的職業人
と認定して，「行政文書管理士」の称号を授与しているところです。都城市は，2018年3月現在，最多の
37人の行政文書管理士を擁しており，自主維持管理推進の中核を担わせています。

・内部職員のみでの文書管理改善に関するお問い合わせ
・文書削減５割保証！ＢＳフォルダのご紹介
・行政文書管理アカデミーについてのご紹介

（参考）
「行政文書管理士」に表示バッジ，宮崎県都城市

行政文書管理アカデミー　第13期生（平成31年度受講者）の先行予約受付を平成31年2月19日（火）から開始します。

先行予約は，自治体等の公費負担による受講者に配慮したもので，一般申込みによる受講費を軽減し，振込期限も予算執行の便宜から4月25日（木）としてあります。先行予約受付の定員は10名です。

• 受講申込み

行政文書管理アカデミーは，ADMiCが，平成19年に駿河台大学（埼玉県飯能市）文化情報学研究所及び行政文書管理学会の協力を得て開設した1年制の教育機関です。講義はインターネットと集中授業の組み合わせで，在職のまま全国どこからでも仕事をしながら，行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講することができます。

※　行政文書管理アカデミーについての詳細は「こちら」

行政文書管理アカデミーの第12期冬期集中授業及び修了式が神奈川大学において2月14日（木）～2月16日（土）までの日程で開催されました。

18人の受講者が全課程を修了し、口頭試問を経て「行政文書管理士」の称号が授与されました。第12期の修了者を加え、244名に上る「行政文書管理士」の今後の更なる活躍が期待されます。

〇集中授業の様子（講師：廣田傳一郎 教授）

〇集中授業終了後の記念撮影

文書管理の改善に文書係長が本気になったとき
３方向から抵抗を受けることも・・・

上司あるいは議会からの抵抗
・やる気のない課長からの改革することへの抵抗
　「紙じゃないだろう　電子だろう」
　「現用文書じゃない非現用文書（アーカイブズ）だろう」

職員からの抵抗
・文書を削減することへの抵抗
　「必要だからここに置いている」
　「廃棄できるものはない」

財政からの抵抗
・経費を計上することへの抵抗
　「新たにファイリング・キャビネットを購入する経費はない」
　「外部コンサルタントへの委託の経費は認められない」

さらに文書係長自身が抱えるこんな課題も・・・

・抵抗勢力を説得する自信がない
・職員に嫌われたくない
・スケジュールの組み方が分からない
・研修の方法が分からない
・どのように成果を確認すればよいか分からない

◎抵抗勢力を説得するポイントは，どのように効果を見せてやり方を具現化するか　にあります。

例えば，公文書管理の知見と実績を有するADMiC（理事長　廣田傳一郎）から文書係長へのこんなアドバイス・・・

まずは，文書係長が新しいファイリング用具　BSフォルダ　を評価選別する
その上で

・上司や議会には，高速検索による行財政改革効果をアピールする
　　BSフォルダの高速検索性によって短縮される労働時間は36時間27分/年であり，
　　職員一人当たり112,667円/年の人件費に相当するという。
　　（駿河台大学等行政文書管理アンケート調査）
　　1,000人の場合の行財政改革効果は，毎年　1億1,267万円

・職員には，削減しろと言ってはいけない
　　削減というフレーズが最大の阻害要因となる！職員は簿冊からBSフォルダに切り替えるだけ！
　　日本規範である行政文書管理ガイドラインに則り，職員が文書を分類をすると
　　職員が持ってる情報の見える化が担保されて，かつ職員の頭も整理され
　　仕事がし易くなったと実感してAKF(行政ナレッジファイリング)を歓迎します

・財政には，ファイリング・キャビネットの新規購入も，外部委託もしないと説明する
　　BSフォルダを使ったAKF(行政ナレッジファイリング)は既存の保管庫を使用できるため
　　新たにファイリング・キャビネットを購入する必要がありません
　　また，内部職員のみによる改善が可能なため外部コンサルタントが不要です

BSフォルダを使用したAKF(行政ナレッジファイリング)の構築を内部職員のみで行った場合，
職員数が1,000人，改善前の文書量8fm/人から改善後文書量4fm/人を目標とする自治体では，
以下のような波及改善効果も見込まれます。

・ファイリング・キャビネット不要効果
　　改善後の必要容器台数(ラテラル・キャビネット)と費用:1,000人×4fm＝
　　4,000fm÷2.48fm/台＝1,613台×124,800円/台(ベース付き定価)＝
　　2億100万円

・外部コンサルタント不要効果(オフィス家具業者に外部委託した場合の推定経費)
　　導入時の職員一人当たりの委託料＝4万円/人×1,000人＝4,000万円
　　維持管理時の職員一人当たりの委託費(1年間のみの場合)＝2万円/人
　　×1,000人＝2,000万円。
　　合計＝6,000万円

　　※ 外部委託による文書削減の実績値は35%程度。しかし,業者は容器の販売に影響するので,
　　　削減の指導に熱心ではないため，35%削減は職員による努力の結果にほかなりません。

・幅削減による新庁舎建設コストの節減効果（新庁舎建設を予定している自治体の場合）
　　BSフォルダ採用による文書の占有面積減が及ぼす建設コストの削減効果は，以下のとおりです。
　　　一人当たりの保管文書量を8fmとした場合：
　　　10人/課当たりの簿冊の占有面積は27.8㎡
　　　BSフォルダに切り替えると14.2㎡（差引き＝△13.6㎡/10人）
　　　1,000人の場合の削減㎡＝△1,360㎡

　　建設コストを@40万円/㎡とした場合＝△5億4,400万円

　　※ 職員一人当たりの保管fmには,机の上,下及び引出しの中並びに机の横の脇机内等の私物化された
　　　文書と,執務室に置かれている過年度文書等も含みます。なお,保管庫は,旧JIS3号としています。

◎具体的な支援等についてのお問い合わせは下記までご連絡ください。

〇公文書管理最新情報
・内部職員のみによる改善のモデル自治体として，都城市を認定しました
・文書削減５割保証！BSフォルダのご紹介

〇BSフォルダ関連書籍
・新刊『一目でわかる自治体の文書管理－行政文書管理ガイドラインの実践－』（第一法規）
・『自治実務セミナー』2018年９月号（第一法規），特集３「文書を捨てないで5割削減～文書管理容器用具の再評価～」

佐賀県鹿島市は，既に「維持管理十年原則」を完遂し，目下，文書管理委員による自主管理中です。この度，平成最後のファイリングニュース第125号のファイリングニュースを発行しました。

第125号ファイリングニュース

参考：佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

• 佐賀県鹿島市「維持管理十年原則を完遂，職員の意識改革」
• [自治体からの改善事例報告 川原逸生氏（佐賀県鹿島市）「終わりなき文書管理－『維持管理十年原則』を完遂して－」（PDFファイル）

平成31年度の受講生に関しましては，次の要領にて募集を予定しております。
なお，手続等の詳細につきましては平成31年2月中旬ごろお知らせいたします。

○先行申込み

　受付期間：平成31年2月19日（火）～ 3月15日（金）17時
　受講料：216,000円／年（消費税込み）
　定　員：10人（先着順）

○通常申込み

　受付期間：平成31年3月18日（月）～ 4月19日（金）17時
　受講料：259,200円／年（消費税込み)
　定　員：30人（先着順）
　※通常申込みの定員は，先行申込者の人数も含みます。