文書削減５割保証！ＢＳフォルダのご紹介

文書を確実に５割削減するための答えがここにある！

建替えなどによる庁舎移転では，多くの場合，執務室内に散乱する紙文書の整理が課題となります。特に予算や敷地面積の関係で，現在の庁舎よりも執務室や書庫などの面積が少なくなるようなケースでは，紙文書の整理は必須となり，庁舎建設担当などから文書管理担当に対して，文書の５割削減など，大幅な削減が求められることも少なくありません。しかし，一般に職員は削減を嫌うため，文書管理担当が予期せぬ抵抗に遭うことも考えられます。

そこでADMiCでは，文書を確実に５割削減し，その状態を継続して維持するためのツールとして，ＢＳフォルダを使ったフォルダ式整理法でもあるＡＫＦ（行政ナレッジファイリング）の導入をお勧めしています。

ＡＫＦ（行政ナレッジファイリング）を導入し，現在使用しているファイル用具をＢＳフォルダに切り替えることで，執務室内の文書を確実に５割削減し，国の行政文書管理ガイドラインに則した在るべき文書管理の姿を実現できると考えるからです。

〇ＢＳフォルダとは...
ＡＫＦ（行政ナレッジファイリング）のために開発された新しいフォルダで，キャビネットが不要で，収納時は既存の文書保管庫などの棚に立てておき，引き出して使う，全く新しいコンセプトのフォルダです。

〇文書管理改善後の執務室 (課の保管文書量は12fm，文書の占める床面積は約２㎡)

※詳細は，次項の「簿冊管理からの切り替えで５割削減保証」をご参照ください。

※ADMiCでは，簿冊やボックスファイルなどからＢＳフォルダへの切り替えに関わる「試行支援」を行っております。
※ＢＳフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。

〇ＢＳフォルダ関連書籍
１　新刊『一目でわかる自治体の文書管理－行政文書管理ガイドラインの実践－』（第一法規）
２　『自治実務セミナー』2018年９月号（第一法規），特集３「文書を捨てないで5割削減～文書管理容器用具の再評価～」

ADMiCが推奨する容器用具の組み合わせについては９月下旬に更新予定です。

〇ＢＳフォルダで文書の占める床面積を５割削減保証！の仕組み

１　簿冊管理からの切り替えで５割削減保証

２　ボックスファイル管理からの切り替えで５割削減保証

３　バーチカルキャビネットからの切り替えで５割削減保証

４　ラテラルキャビネットからの切り替えで５割削減保証

〇ＢＳフォルダの特色

１　ガイドラインに対応／ＢＳフォルダの特色１

２　省スペース化が図れる／ＢＳフォルダの特色２

３　無駄な動きが少ない／ＢＳフォルダの特色３

４　独自のラッパーがついている／ＢＳフォルダの特色４

５　優れた品質をもつ／ＢＳフォルダの特色５

〇ＢＳフォルダ関連セミナー

１　行政文書管理改善機構(ADMiC）主催「第18回行政文書管理セミナー ～文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告～ 」（平成30年6月7日）

２　総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。