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宮崎県都城市は,コンサルタントを使わず,内部職員のみで簿冊をフォルダに切替え,
AKF(ファイリングシステム)を構築なさっている自治体です。

このたび当機構は,都城市を「文書管理改善の自主導入・自主維持管理について,先進的かつ積極的な
日本初の取組みを行っているモデル自治体」として認定し,2019年1月16日に,廣田傳一郎理事長より
池田宜永市長に認定証を交付いたしました。

広報都城平成31年3月号にて,認定証交付式の様子が紹介されています。
広報都城平成31年3月号 文書管理改善の取り組みを全国のモデル自治体に認定!(8ページ)

なお,当機構は,行政文書管理改善の理論と技法を学ぶ1年制の研修機関「行政文書管理アカデミー」を
平成13年に設置し,所定の課程を修了し口頭試問に合格した職員を,行政文書管理に係る専門的職業人
と認定して,「行政文書管理士」の称号を授与しているところです。都城市は,2018年3月現在,最多の
37人の行政文書管理士を擁しており,自主維持管理推進の中核を担わせています。

 

内部職員のみでの文書管理改善に関するお問い合わせ
文書削減5割保証!BSフォルダのご紹介
行政文書管理アカデミーについてのご紹介

(参考)
「行政文書管理士」に表示バッジ,宮崎県都城市

行政文書管理アカデミー 第13期生(平成31年度受講者)の先行予約受付を平成31年2月19日(火)から開始します。

先行予約は,自治体等の公費負担による受講者に配慮したもので,一般申込みによる受講費を軽減し,振込期限も予算執行の便宜から4月25日(木)としてあります。先行予約受付の定員は10名です。


行政文書管理アカデミーは,ADMiCが,平成19年に駿河台大学(埼玉県飯能市)文化情報学研究所及び行政文書管理学会の協力を得て開設した1年制の教育機関です。講義はインターネットと集中授業の組み合わせで,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講することができます。

※ 行政文書管理アカデミーについての詳細は「こちら

行政文書管理アカデミーの第12期冬期集中授業及び修了式が神奈川大学において2月14日(木)~2月16日(土)までの日程で開催されました。

18人の受講者が全課程を修了し、口頭試問を経て「行政文書管理士」の称号が授与されました。第12期の修了者を加え、244名に上る「行政文書管理士」の今後の更なる活躍が期待されます。

〇集中授業の様子(講師:廣田傳一郎 教授)

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〇集中授業終了後の記念撮影

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文書管理の改善に文書係長が本気になったとき
3方向から抵抗を受けることも・・・


上司あるいは議会からの抵抗
・やる気のない課長からの改革することへの抵抗
 「紙じゃないだろう 電子だろう」
 「現用文書じゃない非現用文書(アーカイブズ)だろう」


職員からの抵抗
・文書を削減することへの抵抗
 「必要だからここに置いている」
 「廃棄できるものはない」


財政からの抵抗
・経費を計上することへの抵抗
 「新たにファイリング・キャビネットを購入する経費はない」
 「外部コンサルタントへの委託の経費は認められない」


さらに文書係長自身が抱えるこんな課題も・・・

・抵抗勢力を説得する自信がない
・職員に嫌われたくない
・スケジュールの組み方が分からない
・研修の方法が分からない
・どのように成果を確認すればよいか分からない


◎抵抗勢力を説得するポイントは,どのように効果を見せてやり方を具現化するか にあります。


NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは,職員に歓迎されるポジティブな公文書管理の構築を本気で目指す
文書係長を支援します。


例えば,公文書管理の知見と実績を有するADMiC理事長 廣田傳一郎)から文書係長へのこんなアドバイス・・・

まずは,文書係長が新しいファイリング用具 BSフォルダ を評価選別する
その上で

・上司や議会には,高速検索による行財政改革効果をアピールする
  BSフォルダの高速検索性によって短縮される労働時間は36時間27分/年であり,
  職員一人当たり112,667円/年の人件費に相当するという。
  (駿河台大学等行政文書管理アンケート調査)
  1,000人の場合の行財政改革効果は,毎年 1億1,267万円


・職員には,削減しろと言ってはいけない
  削減というフレーズが最大の阻害要因となる!職員は簿冊からBSフォルダに切り替えるだけ!
  日本規範である行政文書管理ガイドラインに則り,職員が文書を分類をすると
  職員が持ってる情報の見える化が担保されて,かつ職員の頭も整理され
  仕事がし易くなったと実感してAKF(行政ナレッジファイリング)を歓迎します


・財政には,ファイリング・キャビネットの新規購入も,外部委託もしないと説明する
  BSフォルダを使ったAKF(行政ナレッジファイリング)は既存の保管庫を使用できるため
  新たにファイリング・キャビネットを購入する必要がありません
  また,内部職員のみによる改善が可能なため外部コンサルタントが不要です


NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは,文書係長の支援を目的とした,モデル課等へのAKF(行政ナレッジ
ファイリング)導入に係る試行支援の用意もあります。


BSフォルダを使用したAKF(行政ナレッジファイリング)の構築を内部職員のみで行った場合,
職員数が1,000人,改善前の文書量8fm/人から改善後文書量4fm/人を目標とする自治体では,
以下のような波及改善効果も見込まれます。


・ファイリング・キャビネット不要効果
  改善後の必要容器台数(ラテラル・キャビネット)と費用:1,000人×4fm=
  4,000fm÷2.48fm/台=1,613台×124,800円/台(ベース付き定価)=
  2億100万円


・外部コンサルタント不要効果(オフィス家具業者に外部委託した場合の推定経費)
  導入時の職員一人当たりの委託料=4万円/人×1,000人=4,000万円
  維持管理時の職員一人当たりの委託費(1年間のみの場合)=2万円/人
  ×1,000人=2,000万円。
  合計=6,000万円

  ※ 外部委託による文書削減の実績値は35%程度。しかし,業者は容器の販売に影響するので,
   削減の指導に熱心ではないため,35%削減は職員による努力の結果にほかなりません。


・幅削減による新庁舎建設コストの節減効果(新庁舎建設を予定している自治体の場合)
  BSフォルダ採用による文書の占有面積減が及ぼす建設コストの削減効果は,以下のとおりです。
   一人当たりの保管文書量を8fmとした場合:
   10人/課当たりの簿冊の占有面積は27.8㎡
   BSフォルダに切り替えると14.2㎡(差引き=△13.6㎡/10人)
   1,000人の場合の削減㎡=△1,360㎡

  建設コストを@40万円/㎡とした場合=△5億4,400万円

  ※ 職員一人当たりの保管fmには,机の上,下及び引出しの中並びに机の横の脇机内等の私物化された
   文書と,執務室に置かれている過年度文書等も含みます。なお,保管庫は,旧JIS3号としています。


NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiCは,上記以外にも,創業以来半世紀にわたる自治体などでの改善指導を
通して蓄積した公文書管理に関わる研究成果を基に,文書係長が抱える様々な課題の解決を支援します。



NPO法人行政文書管理改善機構/ADMiC理事長 廣田傳一郎) とは

・自治体などにおける公文書管理の効率化と最適化に向けての研究開発を継続し,在るべき公文書管理としての
AKF(行政ナレッジファイリング)を世に公開するとともに,その成果を社会に還元するシンクタンクです。

・これまで国の機関(9省庁等)自治体(120余の市町村)での導入実績があり,当機構のAKF(行政ナレッジ
ファイリング)は日本規範ともいえる公文書管理法の実務指針である「行政文書管理ガイドライン
(平成23年4月1日,内閣総理大臣決定)のモデルになりました。

・ADMiCの改善支援は,一般の改善コンサルタントと異なり,学識経験者の専門アドバイザーが行います。
さらに,文書管理の専門職大学院の内容を具備した,1年制の教育機関「行政文書管理アカデミー」を
併設しており,専門職員の人材の確保にも努めています。


◎具体的な支援等についてのお問い合わせは下記までご連絡ください。

    バナー


〇公文書管理最新情報
内部職員のみによる改善のモデル自治体として,都城市を認定しました
文書削減5割保証!BSフォルダのご紹介


〇BSフォルダ関連書籍
新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,平成最後のファイリングニュース第125号のファイリングニュースを発行しました。

第125号ファイリングニュース

参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

平成31年度の受講生に関しましては,次の要領にて募集を予定しております。
なお,手続等の詳細につきましては平成31年2月中旬ごろお知らせいたします。

○先行申込み

 受付期間:平成31年2月19日(火)~ 3月15日(金)17時
 受講料:216,000円/年(消費税込み)
 定 員:10人(先着順)

○通常申込み

 受付期間:平成31年3月18日(月)~ 4月19日(金)17時
 受講料:259,200円/年(消費税込み)
 定 員:30人(先着順)
 ※通常申込みの定員は,先行申込者の人数も含みます。

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。今年度も,後期の実地確認(実地「指導」という言葉を使っていません)を行う旨の案内を兼ねて,第121号~第124号のファイリングニュースを発行しました。

第121号ファイリングニュース

第122号ファイリングニュース

第123号ファイリングニュース

第124号ファイリングニュース

参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

文書を確実に5割削減するための答えがここにある!

BSフォルダ-室内-201705-2.jpg

建替えなどによる庁舎移転では,多くの場合,執務室内に散乱する紙文書の整理が課題となります。特に予算や敷地面積の関係で,現在の庁舎よりも執務室や書庫などの面積が少なくなるようなケースでは,紙文書の整理は必須となり,庁舎建設担当などから文書管理担当に対して,文書の5割削減など,大幅な削減が求められることも少なくありません。しかし,一般に職員は削減を嫌うため,文書管理担当が予期せぬ抵抗に遭うことも考えられます。

そこでADMiCでは,文書を確実に5割削減し,その状態を継続して維持するためのツールとして,BSフォルダを使ったフォルダ式整理法でもあるAKF(行政ナレッジファイリング)の導入をお勧めしています。

AKF(行政ナレッジファイリング)を導入し,現在使用しているファイル用具をBSフォルダに切り替えることで,執務室内の文書を確実に5割削減し,国の行政文書管理ガイドラインに則した在るべき文書管理の姿を実現できると考えるからです。


〇BSフォルダとは...
AKF(行政ナレッジファイリング)のために開発された新しいフォルダで,キャビネットが不要で,収納時は既存の文書保管庫などの棚に立てておき,引き出して使う,全く新しいコンセプトのフォルダです。

三階層.jpg  BSフォルダ開いた状態紙入り.jpg  image015.jpg


例えば,AKF(行政ナレッジファイリング)を導入し,ファイル用具を簿冊からBSフォルダに切り替えることで,文書管理改善前の執務室における1課分の文書量(ファイルメーター)が60fm(一人当たり6fm×10人)だった場合には,下図のように,文書量(ファイルメーター)が8割削減されて12fmとなり,それに伴って文書の占める床面積も割近くが削減されたとの事例報告もいただいています。


文書管理改善前の執務室 (課の保管文書量は60fm,文書の占める床面積は約14㎡) 

※②-1.jpg

※②-1-1.jpg

〇文書管理改善後の執務室 (課の保管文書量は12fm,文書の占める床面積は約)

※②-2.jpg

※詳細は,次項の「簿冊管理からの切り替えで5割削減保証」をご参照ください。

※ADMiCでは,簿冊やボックスファイルなどからBSフォルダへの切り替えに関わる「試行支援」を行っております。
※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。


〇BSフォルダ関連書籍
1 新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
2 『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」


ADMiCが推奨する容器用具の組み合わせについては9月下旬に更新予定です。

〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み

1 簿冊管理からの切り替えで5割削減保証

2 ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

3 バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

4 ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証


〇BSフォルダの特色

1 ガイドラインに対応/BSフォルダの特色1

2 省スペース化が図れる/BSフォルダの特色2

3 無駄な動きが少ない/BSフォルダの特色3

4 独自のラッパーがついている/BSフォルダの特色4

5 優れた品質をもつ/BSフォルダの特色5


〇BSフォルダ関連セミナー

1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)

2 総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

8月22日(水)から25日(土)までの4日間にわたり,行政文書管理アカデミーの夏期集中講義が神奈川大学で開催され,無事に終了しました。

グループ編成による「分類演習1・2」では,ツミアゲ式階層分類と業務プロセス式水平分類による分類手法を基本に実習が進められ,各グループともにその成果をおさめることができました。

北海道から沖縄県まで,全国から参加された受講生19名が一堂に会し,講義を通して活発な意見交換が行われ,懇親も深められた有意義な4日間となりました。

グループワークの様子

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グループ討議後の成果発表の様子

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行政文書管理アカデミーの廣田傳一郎学長のあいさつを更新いたしました。

学長あいさつ

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