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高畠町では、令和7年度の新庁舎移転に向けた具体的な取組として、AKFの試行導入が始まりました。

これまで、AKFの導入自治体では、「文書が自動的に5割削減される」、「担当外の業務の文書でも10秒台で検索できる」など、数多くの業務改善が実現されています。

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12月22日に開催された導入説明会で、文書の自動的な5割削減等が実現できる収納用具「BSフォルダ」の機能や使い方を説明する廣田理事長。

◆BSフォルダ AKFのために開発された新しいフォルダ。キャビネット不要で,新規のキャビネットフォルダの購入を伴わず、既存の文書保管庫がそのまま活用できる全く新しいコンセプトの収納用具。

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〇職員からの相談に答える廣田理事長

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〇職員からの積極的な発言に対応する廣田理事長

瀬戸市では令和4年度に向けたAKFの全庁導入が進められています

瀬戸市では、AKFの全庁導入後、保有文書で形成された分類を文書管理システムに応用することで、情報資産の「見える化」を図り、総務省の自治体DX推進手順書参考事例集で紹介された「文書と文書管理システムの保管方法の整合による自治体DXの推進」のとおり、ペーパレス化の実現が向けてた取組が具体化されていきます(瀬戸市の事例はこちらをご覧ください。)

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〇令和3年12月13日、各部局内で先行導入するリーディング所属への研修会が開催され、廣田理事長が研修講師と職員への個別アドバイスを行いました。

※スクリーンに写っているのは公文書管理法成立の功労者3名(左から、廣田理事長、逢坂衆議院議員(修正提案者)、上川法務大臣(初代公文書管理担当大臣))

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〇職員からの相談に答える廣田理事長

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〇先行導入した所属でアドバイスと激励を行う廣田理事長

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〇全庁導入に向けたスケジュールが貼られ、庁内一丸となった取組への機運が高まっている。

参考:総務省報道資料

自治体DX推進手順書参考事例集.pdf

愛知県瀬戸市では職員によるAKF自主導入に向けて、キックオフとなる研修会が開催されました。

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文書管理担当者のAKF導入研修を受けた職員からの質問に答える廣田理事長

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導入研修に引続いて,ワーキンググループで持参した簿冊をBSフォルダを使って分類実践する職員に,具体のアドバイスをし,激励する廣田理事長 

なお、瀬戸市のAKF導入の取組は総務省が昨年度策定した自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画に基づく自治体DX推進手順書にも掲載されておりますので、こちらをご覧ください。

参考:総務省報道資料

自治体DX推進手順書参考事例集.pdf

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,第133号~第136号のファイリングニュースを発行しました。引継ぎ・移替えやファイル基準表の整備などが確実に実施されていることが分かります。

第133号ファイリングニュース

第134号ファイリングニュース

第135号ファイリングニュース

第136号ファイリングニュース


参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

自主導入専修コースに申込みが多数あり,開催を確定するとともに,募集定員を10人増やして40人とし,申込み期限を6月30日まで延長します。

なお,募集に関する詳細はこちらをご覧ください。

行政文書管理アカデミーは,インターネット利用の遠隔教育メディア科目により,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関です。

令和2年度は新型コロナウイルス感染症の影響を受けて集中講義を開講できないなど厳しい状況が続きましたが,令和3年度に新規で開講する自主導入専修コースの申込を5月18日(火)より受け付けることになりしました。

なお,募集に関する詳細はこちらをご覧ください。

5月より開講を予定いたしておりました行政文書管理アカデミーですが,ご参加お申込が最少催行人数に満たないため,誠に勝手ながら今年度は中止させていただくこととなりました。

ご参加お申込み並びにご参加をご検討いただいた皆様には大変なご迷惑をおかけすることとなり,まことに申し訳ございません。深くおわび申しあげます。なにとぞご容赦くださいますようお願い申しあげます。

行政文書管理アカデミーは,インターネット利用の遠隔教育メディア科目により,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関です。

令和2年度は新型コロナウイルス感染症拡大により,例年通り講座が開講できない状況となりました。そこで次年度はカリキュラムの再編成を行い,学習内容のレベルを落とすことなく規模を縮小して開講することといたしました。

つきましては,下記のとおり受付を行いますのでご案内いたします。

なお,現在,自主導入に特化した新たな専修コースの設置に向けて準備を進めております。こちらは詳細が決まり次第,当ホームページにてお知らせいたします。

○申込み

 受付期間:令和3年3月16日(火)~ 4月19日(月)17時
 120,000円/人(除く消費税)
 定 員:30人(先着順)

○最少催行人数

 10人(申し込み者が10人に満たない場合は中止することがあります。)

※請求書の送付は4月以降となりますのでご了承ください。

当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF導入及び維持管理の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。

8・9月号:大阪府枚方市 益田直和著「『行政文書管理ガイドライン』の実践 』~ファイリングシステム 試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手で全庁展開へ」

・10~12月号:宮崎県都城市 別府雅彦著「日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡 ~導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/維持管理は「いつでも誰でも30秒他者検索」で段階的レベルアップ~」

・2021年1・2月号:北海道士別市 岡村慎哉著「庁舎建替えをきっかけに文書管理を見直しトータルコスト削減 ~簿冊からフォルダへ。AKF導入により省スペース化&働きやすい職場環境を実現~」

・3月号:兵庫県高砂市 森裕史著「新庁舎移転を契機とした非キャビネットのオープン・ファイリング方式で文書占有床面積を3分の1に削減」(予定)

なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例3 (北海道士別市)

・論 文:庁舎建替えをきっかけに文書管理を見直しトータルコスト削減(下)

~簿冊からフォルダへ。AKF導入により省スペース化&働きやすい職場環境を実現~

・著 者:岡村慎哉 士別市総務部新庁舎建設課(兼総務部総務課)

・2021年2月号目次:

4 費用対効果の比較

(1)文書検索時間の短縮による人件費削減効果

(2)文書保管スペースの圧縮による庁舎建設費の削減効果

(3)トータルコストの比較

5 AKFの導入とワークプレイスの改善

(1)文書を8割削減! ~執務室は見違えるほどきれいに~

(2)誰でも高速検索 ~ポイントは文書の分類~

(3)文書管理改善で執務環境を変える ~紙のデータベースを有効活用~

(4)面積削減効果で書庫を整備 ~使いやすく頼れる書庫へ~

おわりに

文書管理の国際標準規格であるISO30300シリーズは,2011年に制定されたが,旧来のISO15489に比べて,より戦略的であり,トップマネジメントレベルでの対応に重点が置かれているが,実務的とは言い難い点もあった。

そこで,日本は英国とともに文書管理を改善するための実務指針の必要性を訴え,2015年に制定したのが,ISO30302 Information and documentation-- Management systems for records--Guidelines for implementationである。

制定後5年を経過したので,ISO/TC46/SC11/WG8にて改訂作業に入っており,既に17回の会議を重ねてきた(次回は1月19日の予定)。既報のとおり,本規格のWorking Draft原案は廣田理事長が策定した経緯もあり,各国からの質問に直接答える形で改訂に貢献している。

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