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文書を確実に5割削減するための答えがここにある!

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建替えなどによる庁舎移転では,多くの場合,執務室内に散乱する紙文書の整理が課題となります。特に予算や敷地面積の関係で,現在の庁舎よりも執務室や書庫などの面積が少なくなるようなケースでは,紙文書の整理は必須となり,庁舎建設担当などから文書管理担当に対して,文書の5割削減など,大幅な削減が求められることも少なくありません。しかし,一般に職員は削減を嫌うため,文書管理担当が予期せぬ抵抗に遭うことも考えられます。

そこでADMiCでは,文書を確実に5割削減し,その状態を継続して維持するためのツールとして,BSフォルダを使ったフォルダ式整理法でもあるAKF(行政ナレッジファイリング)の導入をお勧めしています。

AKF(行政ナレッジファイリング)を導入し,現在使用しているファイル用具をBSフォルダに切り替えることで,執務室内の文書を確実に5割削減し,国の行政文書管理ガイドラインに則した在るべき文書管理の姿を実現できると考えるからです。


〇BSフォルダとは...
AKF(行政ナレッジファイリング)のために開発された新しいフォルダで,キャビネットが不要で,収納時は既存の文書保管庫などの棚に立てておき,引き出して使う,全く新しいコンセプトのフォルダです。

三階層.jpg  BSフォルダ開いた状態紙入り.jpg  image015.jpg


例えば,AKF(行政ナレッジファイリング)を導入し,ファイル用具を簿冊からBSフォルダに切り替えることで,文書管理改善前の執務室における1課分の文書量(ファイルメーター)が60fm(一人当たり6fm×10人)だった場合には,下図のように,文書量(ファイルメーター)が8割削減されて12fmとなり,それに伴って文書の占める床面積も割近くが削減されたとの事例報告もいただいています。


文書管理改善前の執務室 (課の保管文書量は60fm,文書の占める床面積は約14㎡) 

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〇文書管理改善後の執務室 (課の保管文書量は12fm,文書の占める床面積は約)

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※詳細は,次項の「簿冊管理からの切り替えで5割削減保証」をご参照ください。

※ADMiCでは,簿冊やボックスファイルなどからBSフォルダへの切り替えに関わる「試行支援」を行っております。
※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。


〇BSフォルダ関連書籍
1 新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
2 『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」


ADMiCが推奨する容器用具の組み合わせについては9月下旬に更新予定です。

〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み

1 簿冊管理からの切り替えで5割削減保証

2 ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

3 バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

4 ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証


〇BSフォルダの特色

1 ガイドラインに対応/BSフォルダの特色1

2 省スペース化が図れる/BSフォルダの特色2

3 無駄な動きが少ない/BSフォルダの特色3

4 独自のラッパーがついている/BSフォルダの特色4

5 優れた品質をもつ/BSフォルダの特色5


〇BSフォルダ関連セミナー

1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)

2 総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

8月22日(水)から25日(土)までの4日間にわたり,行政文書管理アカデミーの夏期集中講義が神奈川大学で開催され,無事に終了しました。

グループ編成による「分類演習1・2」では,ツミアゲ式階層分類と業務プロセス式水平分類による分類手法を基本に実習が進められ,各グループともにその成果をおさめることができました。

北海道から沖縄県まで,全国から参加された受講生19名が一堂に会し,講義を通して活発な意見交換が行われ,懇親も深められた有意義な4日間となりました。

グループワークの様子

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グループ討議後の成果発表の様子

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行政文書管理アカデミーの廣田傳一郎学長のあいさつを更新いたしました。

学長あいさつ

総務省オフィス改革の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

セミナーでは,総務省行政管理局 箕浦 龍一 企画調整課長より行政管理局におけるペーパーレス化やグループウェアの活用についてご講演をいただきました。

ADMiCは,今後も総務省オフィス改革チームと連携し,自治体などすべての公的組織における公文書管理の改善を支援してまいります。


参考:総務省オフィス改革の講演実績

お問い合わせ:行政文書管理改善機構(ADMiC)

文書を1枚も捨てずに,用具革命で50%削減保証!

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廣田傳一郎編著・江川毅著 (第一法規・2018 年) 

庁舎建設担当から文書を減らせと言われ悩んでいた吉田文書係長は,ファイル用具を簿冊からBSフォルダに切り替えると50%の文書を削減できることに気がついた。しかし,それだけだと必ずリバウントしてすぐに元に戻ってしまうとのアドバイスを受け,文書削減の効果を一過性で終わらせないために,行政文書管理ガイドラインのモデルとなったAKF(行政ナレッジファイリング) の導入を進めることにした。その結果,執務室にあった文書保管庫が27台から6台に減り,文書の大幅な削減に成功した。

翌年,課長からの指示で,その方法を新人職員の坂崎くんに説明することになったのだが・・・。

※本著は,吉田係長と坂崎くんの会話形式によって構成されています。

坂崎くん:
 ふ~ん。でも係長は,本当にこれで文書を50%削減できる,って思ったんですか?

吉田係長:
 どういう意味?

坂崎くん:
 だって,それに抵抗する職員だってきっといるだろうな,って思いますけど。

吉田係長:
 確かに。僕もそこのところが一番悩ましかったんだけど,それがあるとき,できる,っていう確信に変わったんだよ。

坂崎くん:
 えっ,何があったんですか?

◆本のご購入は,こちら

◆目次◆

Hello Open Filing,Goodbye Cabinet!

1 事務室の文書を50%削減せよ!

 01:27台あった保管庫がたった6台になった
 02:文書の50%削減は改善目的にならない
 事例報告 Ⅰ=島根県隠岐の島町のAKF導入の経緯

2 最適的な改善手法を評価選別せよ!
 01:分類のコツは,分類の配列の工夫にある
 02:秒単位の「検索」の改善が,億単位の経費節減になる
 事例報告 Ⅱ=北海道池田町のAKF導入の経緯

3 事務室環境を改善せよ!
 01: 机の使い方にもルールがある
 02:事務室から8割の文書を追い出す
 03:年度末に行う文書の棚卸。これをやらずに新年度は迎えられない

4 分類を実践せよ!
 01:文書はできるだけ速やかに取り出せるように分類する
 02:分類成果の検証は,達成度確認で客観的に実施する
 03:翌朝フォルダに文書をため込んではいけない

5 ファイル基準表を活用せよ!
 01:管理原則,管理ルールと運用ルール
 02:文書のライフサイクルの管理はファイル基準表で行う
 03:ファイル基準表の記載は担当者自身が行う
 04:書庫は総務課が集中管理する
 05:ファイル基準表は現状を二度記載する

6 書庫の検索性を確保せよ!
 01:書庫での保存文書の検索のしかた
 02:書庫内の保存箱の並べ方,フリーロケーション
 03:保存箱は,フタを通路側に向けて置く
 04:保存箱はあえて特注するという選択肢もある
 05:保存箱には作成年度と保存期間が同じ文書を収納する

7 ファイルサーバを管理せよ!
 01:ファイルサーバの中って,どうなってる?
 02:一昔前の電子文書の管理の方法は,カオスだった
 03:課名や年度はどこに置くのがベターか?
 04:電子文書の保存期間をどう管理すべきか?
 05:電子文書自体にもある固有の課題

8 アーカイブズは職員自ら評価選別せよ!
 01:アーカイブズの基になる資料って何?
 02:そもそも評価選別は誰が行うべきか
 03:評価選別の新たな指標,内と外って何だ?
 04:ファイル基準表を使って評価選別をしてみよう
 05:業務全体から評価選別するってどういうこと?
 06:評価選別した理由も残しておこう

9 最適的なファイル用具を選別せよ!
 01:坂崎くんの大発見 文書を捨てなくても文書を減らせる?
 02:削減とは,究極的には文書の占める床面積を減らすこと
 03:職員の「使いやすさ」を第一に設計されたBSフォルダ
ガイドラインは文書管理改善のための教科書

資料 行政文書の管理に関するガイドライン

「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~」は,平成30年6月7日(木)午前10時から東京・内幸町,プレスセンタービル10階,日本記者クラブ大ホールで開催され,国や自治体の文書管理担当者や庁舎建設担当者など多数が参加され,午後4時半,盛会裏に終了しました。


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東京大学大学院 法学政治学研究科 金井利之 教授,総務省行政評価局 大野 卓 評価監視官,総務省行政管理局 箕浦 龍一 企画調整課長,自治体からは,北海道池田町 横田大輔 総務課総務係長,北海道士別市 岡村慎哉 新庁舎準備室主任主事を講師に迎え,ほぼ満席の中,ご講演いただきました。


今回のセミナーでは,容器・用具を適切に評価選別し,公文書管理法が求める文書管理を目指し改善を行うと,その波及効果として文書の大幅削減を実現できると,その意義が説明されました。会場にはBSフォルダを収納・整理した新たなコンセプトの4段式の保管棚を展示し,セミナー終了後も多くの参加者が熱心に見学されていました。


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「第18回行政文書管理セミナー」のプログラムが完成いたしましたのでお知らせいたします。

 セミナー概要・プログラム (←こちらからダウンロードできます)

講演者及び事例報告者は次の方を予定しております。

 講演1 東京大学大学院 法学政治学研究科教授 金井 利之 氏
 講演2 総務省行政評価局 評価監視官 大野  卓 氏
 講演3 総務省行政管理局 企画調整課長 オフィス改革実行チームリーダー 箕浦 龍一 氏

 講演4 行政文書管理改善機構 研究開発部長 專門アドバイザー 江川  毅
 講演5 行政文書管理アカデミー 教授 内田 俊哉

 ~キャビネットを購入せず,ガイドラインを活用しての改善事例報告~

 事例報告1 北海道池田町 総務課総務係長 横田 大輔 氏
 事例報告2 北海道士別市 新庁舎準備室主任主事 岡村 慎哉 氏
 事例報告3 島根県隱岐の島町 総務課課長補佐 野津 千秋 氏

 この機会に多くの方々に第18回行政文書管理セミナーにご参加いただきたく,ご案内申し上げます。

【開催日時・場所】

日時:平成30年6月7日(木)10:00~17:00

場所:日本記者クラブ 10階A
   東京都千代田区内幸町(プレスセンタービル)

【参加費】無料

【対象】行政機関の職員等

【主催】特定非営利活動法人 行政文書管理改善機構

【申込み先及び問い合わせ先】
 申込みは,メールで受け付けます。書式は自由ですが,所属団体名と部課,職名,氏名に返信用メールアドレス,電話番号をつけ,「第18回セミナー出席申込み」と明記してください。1団体複数の出席者がある場合は,各個人ごとに部課,職名,氏名をご記入下さい。

  〒162-0856 東京都新宿区市谷甲良町2番-14-1701号

  特定非営利活動法人行政文書管理改善機構(ADMiC)

  E-mail:info@admic-akf.jp

  URL:https://www.admic-akf.jp/

公文書管理法の施行から7年になります。

このところ,国の文書管理の問題に絡んで公文書管理法への批判が強まっておりますが,公文書管理法は戦後作られた法律の中でも,とくに優れた法律です。国会の現状からは想像もできないことですが,何よりも,公文書管理法は衆参両院の全政党が合意して成立させたことを忘れてはなりません。

公文書管理法は地方公共団体にも国の機関と同様の文書管理の改善を求めており,一部の自治体では国の状況を上回る成果を上げているものの,多くの自治体は条例を含め,改めて公文書管理法が求めるレベルの文書管理の実現に向けて,具体的な検討を迫られているといえます。


一方で,近年は庁舎の老朽化に伴う新庁舎への移転のため,文書の大幅削減が課題となっている自治体も多くあるようです。そこで,今回の第18回行政文書管理セミナーでは,公文書管理法が求める文書管理を目指し改善を行うと,その波及効果として文書の大幅削減を実現できる,をテーマにプログラムを構成しております。

当日は,基調講演に総務省行政評価局評価監視官,東京大学大学院教授をお招きし,公文書管理法の現状や課題についてご講演いただくとともに,実際にガイドラインに沿って文書管理の改善を実践し,50%以上の文書の削減に成功した自治体職員による事例発表なども複数予定しております。


 この機会に多くの方々に第18回行政文書管理セミナーにご参加いただきたく,ご案内申し上げます。

 なお,セミナーの詳細につきましては,決まり次第,当ホームページにて順次公表させていただきます。


【開催日時・場所】

日時:平成30年6月7日(木)10:00~16:30

場所:日本記者クラブ 10階A

東京都千代田区内幸町(プレスセンタービル)


【参加費】無料


【主催】特定非営利活動法人 行政文書管理改善機構


【申込み先及び問い合わせ先】

 申込みは,メールで受け付けます。書式は自由ですが,所属団体名と部課,職名,氏名に返信用メールアドレス,電話番号をつけ,「第18回セミナー出席申込み」と明記してください。1団体複数の出席者がある場合は,各個人ごとに部課,職名,氏名をご記入下さい。


  〒162-0856 東京都新宿区市谷甲良町2番-14-1701号

  特定非営利活動法人行政文書管理改善機構(ADMiC)

  E-mail:info@admic-akf.jp

  URL:https://www.admic-akf.jp/

インターネットと集中授業の組み合わせにより,在職のまま全国どこからでも受講できる研修機関「行政文書管理アカデミー」の第12期受講申込みは,受付け手続きを4月20日(金)をもって終了いたしましたのでお知らせいたします。


また,新年度に向け,ホームページを更新しましたのでご覧ください。

行政文書管理アカデミー 受講案内


新年度の研修(第1クール)は,5月7日(月)に開講する予定です。

本年度修了した行政文書管理アカデミーの「受講者アンケート」が公表されました。

 平成29年度「受講者アンケート」

アンケート結果によると,特に夏期/冬期集中講義での自治体の事例発表が,大変好評であったことが分かります。

今後,受講生同士のつながりが強い絆となり,更に文書管理改善が図られることを期待しております。

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