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・ISOの本部事務局から廣田理事長に,技術委員会(Technical Committee ; TC)への出席要請がありました。出席する技術委員会はTC46 (Information and Documentation)ですが, 5月20日に開催され,64名が出席予定です。

・TC46の小委員会(Sub Committee ; SC)であるSC11(Archives/records management)の委員会事務局からも出席要請がありました。SC11委員長のCarlota Bustelo Ruesta からは,審議中である文書管理の監査制度に関して,日本における監査と維持管理に係る具体の実態を報告してほしいとのリクエストがきています。今回の小委員会は8回目になりますが,5月11日に開催され,24名が出席予定です。なお,廣田理事長はNew Zealandの公文書法の監査に係る国際委員でもあります。

職員の手で,行政文書管理ガイドライン(内閣総理大臣決定)の新分類手法に挑戦し実践している大阪府枚方市からの実務サポート報告

本稿は,大阪府枚方市が行政文書管理ガイドライン(内閣総理大臣決定)の実践モデルでもあるAKFを文書主管課で試行導入をし,その効果を検証した実践報告である。

自治実務セミナー2020年08月号.pdf   自治実務セミナー2020年09月号.pdf

文書管理改善の肝である分類を,業者でなく各々の職員が自ら工夫して実践した結果,担当者がいなくても7~8秒で検索でき,文書の削減率は88%に達し,執務室に20%のフリースペースが作り出した。また,AKFの導入により,仕事がし易くなった,前の環境に戻りたくない等,職員アンケートからは数字に表れない効果も確認された。

現在,枚方市は全庁導入中だが,業者に頼らず職員の手で自主導入し,ファイリングキャビネットも購入せず現有の保管庫を使い,世界の潮流であるオープン・ファイリングを採用し,導入経費の大幅な抑制も期待している。

著者は行政文書管理アカデミー自主導入専修コースの教授でもあるが,今年度同コースを受講している22自治体,35人の職員に個別丁寧に,同上ガイドラインに則った適正管理の自主導入に向けて助言と激励を続けている。

AKF:行政文書管理改善機構が創案し,120を超える自治体で実践されている行政に特化した情報共有を核とするナレッジ・ファイリングであるAdministrative Knowledge Filingの略称。

行政文書管理アカデミーは,インターネット利用の遠隔教育メディア科目により,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関です。
令和4年度は、昨年度に引き続き「自主導入専修コース」を開講いたします。
なお、申込は3月4日(金)から受付します。

申込み希望者は,令和4年度自主導入専修コース受講申込シート.xlsxに必要事項を記入の上,academy-jimukyoku【アットマーク】admic-akf.jp宛てに送信してください(アットマーク部分は半角の@に差し替えてください)。

1 受講申込み受付日程
⑴ 先行申込み 令和4年3月4日(金)~ 3月25日(金)17時
⑵ 通常申込み 令和4年4月1日(金)~ 4月15日(金)17時

2 受講料
⑴ 先行申込み 60,000円/人(除く消費税)
⑵ 通常申込み 80,000円/人(除く消費税)

3 定員及び開講
⑴ 先行申込み 10人(先着順)
⑵ 通常申込み 20人(先着順)

4 履修期間及び取得資格
⑴ 履修期間 令和4年5月~9月
⑵ 取得資格 「行政文書管理士」

5 開講科目及び担当教員等

⑴ Web ミ-ティング 開講式及び受講者交流会(5月第1週(予定),2~3時間程度)

開講の挨拶 「まことに旧き文書管理が,開化期を迎えようとしている」 廣田 傳一郎 学長

⑵ 第1講(5月9日(月)~5月31日(火))

「いま,なぜ自主導入か~用具の進化と総務課での試行導入~」 江川 毅 主任教授

⑶ 第2講(6月6日(月)~6月28日(火))

「いよいよ全庁導入~改善手順の組み方と職員とのFAQ~」 江川 毅 主任教授

⑷ 第3講(7月4日(月)~7月26日(火))

「信じてまずは実践~やってみて知る改善効果~」 益田 直和 教授(大阪府枚方市)

⑸ 第4講(8月1日(月)~8月23日(火))

「自主維持管理で定着を~内部指導者に求められるもの~」 中尾 博英 教授(長崎県時津町)

⑹ 第5講(8月29日(月)~9月20日(火))

「改善の肝 文書分類と高速検索~DX化の前提,紙文書での分類~」 長野 美裕 教授

高畠町では、令和7年度の新庁舎移転に向けた具体的な取組として、AKFの試行導入が始まりました。

これまで、AKFの導入自治体では、「文書が自動的に5割削減される」、「担当外の業務の文書でも10秒台で検索できる」など、数多くの業務改善が実現されています。

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12月22日に開催された導入説明会で、文書の自動的な5割削減等が実現できる収納用具「BSフォルダ」の機能や使い方を説明する廣田理事長。

◆BSフォルダ AKFのために開発された新しいフォルダ。キャビネット不要で,新規のキャビネットフォルダの購入を伴わず、既存の文書保管庫がそのまま活用できる全く新しいコンセプトの収納用具。

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〇職員からの相談に答える廣田理事長

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〇職員からの積極的な発言に対応する廣田理事長

愛知県瀬戸市では職員によるAKF自主導入に向けて、キックオフとなる研修会が開催されました。

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文書管理担当者のAKF導入研修を受けた職員からの質問に答える廣田理事長

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導入研修に引続いて,ワーキンググループで持参した簿冊をBSフォルダを使って分類実践する職員に,具体のアドバイスをし,激励する廣田理事長 

なお、瀬戸市のAKF導入の取組は総務省が昨年度策定した自治体デジタル・トランスフォーメーション(DX)推進計画に基づく自治体DX推進手順書にも掲載されておりますので、こちらをご覧ください。

参考:総務省報道資料

自治体DX推進手順書参考事例集.pdf

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,第133号~第136号のファイリングニュースを発行しました。引継ぎ・移替えやファイル基準表の整備などが確実に実施されていることが分かります。

第133号ファイリングニュース

第134号ファイリングニュース

第135号ファイリングニュース

第136号ファイリングニュース


参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

自主導入専修コースに申込みが多数あり,開催を確定するとともに,募集定員を10人増やして40人とし,申込み期限を6月30日まで延長します。

なお,募集に関する詳細はこちらをご覧ください。

行政文書管理アカデミーは,インターネット利用の遠隔教育メディア科目により,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関です。

令和2年度は新型コロナウイルス感染症の影響を受けて集中講義を開講できないなど厳しい状況が続きましたが,令和3年度に新規で開講する自主導入専修コースの申込を5月18日(火)より受け付けることになりしました。

なお,募集に関する詳細はこちらをご覧ください。

5月より開講を予定いたしておりました行政文書管理アカデミーですが,ご参加お申込が最少催行人数に満たないため,誠に勝手ながら今年度は中止させていただくこととなりました。

ご参加お申込み並びにご参加をご検討いただいた皆様には大変なご迷惑をおかけすることとなり,まことに申し訳ございません。深くおわび申しあげます。なにとぞご容赦くださいますようお願い申しあげます。

行政文書管理アカデミーは,インターネット利用の遠隔教育メディア科目により,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関です。

令和2年度は新型コロナウイルス感染症拡大により,例年通り講座が開講できない状況となりました。そこで次年度はカリキュラムの再編成を行い,学習内容のレベルを落とすことなく規模を縮小して開講することといたしました。

つきましては,下記のとおり受付を行いますのでご案内いたします。

なお,現在,自主導入に特化した新たな専修コースの設置に向けて準備を進めております。こちらは詳細が決まり次第,当ホームページにてお知らせいたします。

○申込み

 受付期間:令和3年3月16日(火)~ 4月19日(月)17時
 120,000円/人(除く消費税)
 定 員:30人(先着順)

○最少催行人数

 10人(申し込み者が10人に満たない場合は中止することがあります。)

※請求書の送付は4月以降となりますのでご了承ください。

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