最新情報更新履歴

・テ-マ:「『行政文書の管理に関するガイドライン』の実践(下)~ファイリングシステム試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手による全庁展開へ」

・著者:益田直和(枚方市総務部コンプライアンス推進課法務・文書グループ)

・9月号目次:以下のとおり

Ⅲ 試行導入の効果測定

 1 数字に見る導入効果~執務室の省スペースと文書検索時間の短縮化~

  (1) 執務室内文書量の削減率88%/執務室面積の20%がフリースペースに

  (2) 文書検索に要する時間の短縮がもたらす人件費の削減効果

 2 職員自らの手で導入した場合の導入経費の抑制効果

  (1) コンサルタント業務に係る委託料

  (2) キャビネット購入費

 3 現場発の働き方改革に~オフィスレイアウトの根本的な見直しとの一体化効果~

 4 数字に表れない改善効果~適正な文書管理と業務改善

  (1) 文書の散逸防止と文書のライフサイクルの確立

  (2) 情報の見える化・共有化の実現

  (3) コンパクトかつ安全・快適な執務室

 5 試行導入に携わった職員の声

Ⅳ 全庁展開の課題と展望

 1 全庁展開に向けた課題の抽出~書庫の運用改善と必要な予算

 2 「なぜ今なのか」を全庁に発進する視点

  (1) 働き方改革

  (2) 紙文書と電子文書の一元管理

おわりに

【10月号 予告】

テーマ:日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡(上) 〜導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/ 維持管理は「いつでも誰でも 30秒他者検索」で段階的レベルアップ〜

著者:別府雅彦(宮崎県都城市議会事務局次長、行政文書管理アカデミー教授)

 当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入等の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。構成は次のとおりです(内容は随時アップします)。

 なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例1 枚方市 (8月号および9月号)

・益田直和(枚方市総務部コンプライアンス推進課法務・文書グループ)

・「『行政文書の管理に関するガイドライン』の実践~ファイリングシステム試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手による全庁展開へ」

・目次:

はじめに

Ⅰ 課題の確認と行政向けファイリングシステム

 1 公文書管理において繰り返し指摘されている課題

 2 「ガイドライン」が前提とする分類・整理の手法

 3 簿冊方式によらない文書管理~情報共有に優れた行政向けファイリングシステム

 4 ファイリングシステムの目的・効果を確認する~単なる文書のお片付けではない~

Ⅱ 導入効果の検証と試行導入

 1 試行導入の実践の手順~達成度確認テスト合格への道のり~

  (1) 不要な文書・物品の廃棄

  (2) 公文書・個人資料・物品の管理エリアの明確な区分

  (3) 個人デスクの使用基準~退庁時机の上は滑走路~

  (4) 公文書を簿冊からフォルダへ

  (5) 誰もが使いやすい文書分類~高速検索の実現~

  (6) 達成度確認テスト

 2 信じてまずは実践~体感して目的・効果が理解できる(以上、8月号)

Ⅲ 試行導入の効果測定

 1 数字に見る導入効果~執務室の省スペースと文書検索時間の短縮化~

  (1) 執務室内文書量の削減率88%/執務室面積の20%がフリースペースに

  (2) 文書検索に要する時間の短縮がもたらす人件費の削減効果

 2 職員自らの手で導入した場合の導入経費の抑制効果

  (1) コンサルタント業務に係る委託料

  (2) キャビネット購入費

 3 現場発の働き方改革に~オフィスレイアウトの根本的な見直しとの一体化効果~

 4 数字に表れない改善効果~適正な文書管理と業務改善

  (1) 文書の散逸防止と文書のライフサイクルの確立

  (2) 情報の見える化・共有化の実現

  (3) コンパクトかつ安全・快適な執務室

 5 試行導入に携わった職員の声

Ⅳ 全庁展開の課題と展望

 1 全庁展開に向けた課題の抽出~書庫の運用改善と必要な予算

 2 「なぜ今なのか」を全庁に発進する視点

  (1) 働き方改革

  (2) 紙文書と電子文書の一元管理

おわりに(以上、9月号)

事例2(都城市)

事例3(士別市)

事例4(高砂市)

総括(行政文書管理アカデミー)

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,第131号,第132号のファイリングニュースを発行しました。引継ぎ・移替えやファイル基準表の整備などが確実に実施されていることが分かります。

第131号ファイリングニュース

第132号ファイリングニュース


参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

行政文書管理改善の研修会が,2020年2月13日(木)9時30分から東京・永田町,地方職員共済組合市麹町会館 ホテルルポール麹町で開催され,自治体の文書管理担当者や庁舎建設担当者など多数が参加され,午後4時,盛会裏に終了しました。


P1060772.jpg













実例報告として,
「日本初のAKF自主導入による全庁改善 - 『退庁時 机の上は 滑走路』を完遂して感じる文書管理担当者の改善意欲」
別府雅彦様 (都城市みやこんじょPR課長・前文書管理担当副主幹、行政文書管理アカデミー教授)


「試行導入を終えて - 業務委託・キャビネット不要の自主導入で、仕事がし易くなったと職員の声に励まされながら」
益田直和様 (枚方市コンプライアンス推進課課長代理)


「モデル部門での業務委託を経て、全庁展開時に自主導入へ - AKF導入で執務環境を一新し、庁舎増築計画を撤回」
濱口高文様 (鹿児島県長島町総務課主幹)


「AKF導入前に構想した費用対効果を検証する - 容器・用具を再評価し、情報アイランド化によるワークプレイス改革を実践」
岡村慎哉様 (士別市新庁舎建設課主任主事)


から,満席の中,それぞれご報告いただきました。

行政文書管理アカデミーは,インターネットと集中授業の組み合わせで,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関「行政文書管理アカデミー」の令和2年度(第14期)の先行予約受付を,令和2年2月18日(火)から開始します。


○先行申込み

 受付期間:令和2年2月18日(火)~ 4月6日(月)17時
 受講料:200,000円/人(除く消費税)
 定 員:20人(先着順)

○通常申込み

 受付期間:令和2年4月7日(火)~ 4月24日(金)17時
 受講料:240,000円/人(除く消費税)
 定 員:30人(先着順)
 ※通常申込みの定員は,先行申込者の人数も含みます。

先行予約は,自治体等の公費負担による受講者に配慮したもので,一般申込みによる受講費を軽減し,振込期限も予算執行の便宜から4月30日(木)としてあります。

※今年度より,請求書の送付も4月以降となりますのでご了承ください。


行政文書管理アカデミーの第12期冬期集中授業及び修了式が日本都市センター会館において2月12日(水)から2月14日(金)までの日程で開催されました。

14人の受講者が全課程を修了し、口頭試問を経て「行政文書管理士」の称号が授与されました。第13期の修了者を加え、258に上る「行政文書管理士」の今後の更なる活躍が期待されます。

〇集中授業の様子(講師:廣田傳一郎 学長)

P1060793.jpg

〇集中授業終了後の記念撮影

P1060812.jpg

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,第129号,第130号のファイリングニュースを発行しました。引継ぎ・移替えやファイル基準表の整備などが確実に実施されていることが分かります。

第129号ファイリングニュース

第130号ファイリングニュース


参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

このたびNPO法人行政文書管理改善機構(通称:ADMiC)では,主に地方公共団体の文書管理および庁舎整備等の担当者様向けに表題の無料研修会を開催いたします。意欲あるご担当者の方々のご参加を心よりお待ち申し上げます。

-----------------------------------------
行政文書管理改善の研修会
~文書占有面積7割以上削減と文書他者検索10秒台を達成している実例報告を中心に~


・開催日時
  2020年2月13日(木)9時30分~16時30分

・研修会場  東京都千代田区

※ 詳細につきましては,こちらの 行政文書管理研修会のご案内 をご覧ください。
-----------------------------------------

なお、本研修会は,現在自主導入を進めている自治体からの事例報告に加え,当機構が設置している行政文書管理の専門教育機関,行政文書管理アカデミーを受講している自主導入を含めたAKF導入・維持管理中の13自治体団体(17名)の方々との情報交換の場も用意しております。

この機会に多くの方々にご参加いただきたく,ご案内申し上げます。

令和2年度の行政文書管理アカデミー受講料に関しましては,次のとおりです。

・先行申込の受講料 200,000円/人(除く消費税)
・通常申込の受講料 240,000円/人(除く消費税)

手続等の詳細につきましては令和2年2月中旬ごろお知らせいたします。



行政文書管理アカデミーは,ADMiCが,平成19年に駿河台大学(埼玉県飯能市)文化情報学研究所及び行政文書管理学会の協力を得て開設した1年制の教育機関です。講義はインターネットと集中授業の組み合わせで,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講することができます。

※ 行政文書管理アカデミーについての詳細は「こちら

行政文書管理アカデミーの第13期夏期集中講義が,都内において,8月21日(水)~24日(土)までの日程で開催されました。

16人の受講者が出席し,ツミアゲ式階層分類技法や業務プロセス式水平分類技法を習得するため演習を中心としたカリキュラムに取り組みました。


また,今年度は,自主導入の研修会が同時開催され,アカデミー参加自治体のファイリングシステムの導入から今日の維持管理の取り組み状況などについての報告を聞き,意見交換をしていただきました。

自主導入を検討されている自治体の出席者からは「今回のようなことがなければ到底知り合うことのできない先達の方と面識を持つことができ,今後のファイリング導入検討に際しての力強い助けを得ることができました。」などのご感想をいただいております。


〇集中講義の様子(廣田傳一郎 学長)

2019-08-24 11.54.31_R.jpg

〇分類演習の様子

2019-08-23 11.08.56_R.jpg

〇自治体職員の報告の様子

IMG_4369_R.JPG


< 前 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11
年別アーカイブ
© 2017 ADMiC. All rights reserved.