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当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF導入及び維持管理の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。

8・9月号:大阪府枚方市 益田直和著「『行政文書管理ガイドライン』の実践 』~ファイリングシステム 試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手で全庁展開へ」

・10~12月号:宮崎県都城市 別府雅彦著「日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡 ~導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/維持管理は「いつでも誰でも30秒他者検索」で段階的レベルアップ~」

・2021年1・2月号:北海道士別市 岡村慎哉著「庁舎建替えをきっかけに文書管理を見直しトータルコスト削減 ~簿冊からフォルダへ。AKF導入により省スペース化&働きやすい職場環境を実現~」

・3月号:兵庫県高砂市 森裕史著「新庁舎移転を契機とした非キャビネットのオープン・ファイリング方式で文書占有床面積を3分の1に削減」(予定)

なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例3 (北海道士別市)

・論 文:庁舎建替えをきっかけに文書管理を見直しトータルコスト削減(下)

~簿冊からフォルダへ。AKF導入により省スペース化&働きやすい職場環境を実現~

・著 者:岡村慎哉 士別市総務部新庁舎建設課(兼総務部総務課)

・2021年2月号目次:

4 費用対効果の比較

(1)文書検索時間の短縮による人件費削減効果

(2)文書保管スペースの圧縮による庁舎建設費の削減効果

(3)トータルコストの比較

5 AKFの導入とワークプレイスの改善

(1)文書を8割削減! ~執務室は見違えるほどきれいに~

(2)誰でも高速検索 ~ポイントは文書の分類~

(3)文書管理改善で執務環境を変える ~紙のデータベースを有効活用~

(4)面積削減効果で書庫を整備 ~使いやすく頼れる書庫へ~

おわりに

文書管理の国際標準規格であるISO30300シリーズは,2011年に制定されたが,旧来のISO15489に比べて,より戦略的であり,トップマネジメントレベルでの対応に重点が置かれているが,実務的とは言い難い点もあった。

そこで,日本は英国とともに文書管理を改善するための実務指針の必要性を訴え,2015年に制定したのが,ISO30302 Information and documentation-- Management systems for records--Guidelines for implementationである。

制定後5年を経過したので,ISO/TC46/SC11/WG8にて改訂作業に入っており,既に17回の会議を重ねてきた(次回は1月19日の予定)。既報のとおり,本規格のWorking Draft原案は廣田理事長が策定した経緯もあり,各国からの質問に直接答える形で改訂に貢献している。

当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入等の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。構成は次のとおりです(内容は随時アップします)。

なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例2 (宮崎県都城市)

・論文名:日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡

     ~導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/

      維持管理は「いつでも誰でも30秒他者検索」で段階的レベルアップ~

・著 者:別府雅彦 (都城市議会事務局次長/行政文書管理アカデミー教授)

・11月号目次:

 5 導入効果は毎年1億円プラス・アルファ

  (1) 文書管理構築効果の多面性

  (2) 導入の金銭的評価は年1億円以上

  (3) 「退庁時 机の上は 滑走路」の実現

   ア 福祉部福祉課の場合

   イ 土木部建築課の場合

  (4) 導入後の職員の反応

  (5) 当初には想定していなかった効果

 6 文書管理改善の自主導入を楽にする方法

 7 維持管理の目的と実践体制

  (1) 自主導入後の課題

  (2) 維持管理での目的設定

  (3) 維持管理の実践体制と実践方法 

・12月号 予告

 8 自主導入における維持管理のレベルアップ事例

  (1) 取組の経緯

  (2) 問題の所在

  (3) 改善の実施内容と結果

  (4) 検証体制

  (5) 検証結果と評価

  (6) 行政文書管理アカデミーが支援

  (7) レベルアップ事例のまとめ

 9 私から文書管理担当者に求めるもの

  (1) 強い信念

  (2) 改善に気付いた自信

  (3) 努力も忘れずに

 エピローグ すべての自治体の文書管理が誇れる日が来ることを願って  

当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入等の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されてます。10月号からは、事例2(宮崎県都城市)が始まりました。構成は次のとおりです(内容は随時アップします)。

なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例2 (宮崎県都城市)

・論文名:「日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡

      ~導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/

       維持管理は「いつでも誰でも30秒他者検索」で段階的レベルアップ~」(上)(中)(下)

・著 者:別府雅彦 (都城市議会事務局次長/行政文書管理アカデミー教授)

・目 次:

 プロローグ 自主導入初日の緊張感と高揚感

 1 二つの自治体で異なる導入方式を経験

  (1) 宮崎県山田町役場での業務委託による導入

  (2) 新都城市役所での自主導入

 2 導入時の阻害要因と、文書管理担当者に求められる心構え

  (1) 三つの阻害要因

  (2) 文書管理担当者に求められる四つの心構え

  (3) 組織合意の固め方

 3 日本初の自主導入への経緯

  (1) なぜ自主導入になったのか ?

   ア 予算要求時の駆け引き

   イ 自主導入への決心

  (2) 自主導入への決意と不安

 4 自主導入の具体的方法

  (1) 自主導入の財源・対象・目標設定

  (2) 自主導入の期間・工程・マニュアル

  (3) 新たな文書管理導入に係る意思決定の手続と体制  (以上、10月号)

 5 導入効果は毎年1億円プラス・アルファ

  (1) 文書管理構築効果の多面性

  (2) 導入の金銭的効果は年1億円以上

  (3) 「退庁時 机の上は 滑走路」の実現

   ア 福祉部福祉課の場合

   イ 土木部建築課の場合

  (4) 導入後の職員の反応

  (5) 当初には想定していなかった効果

 6 文書管理改善の自主導入を楽にする方法

 7 維持管理の目的と実践体制

  (1) 自主導入後の課題

  (2) 維持管理での目的設定

  (3) 維持管理実践の体制と方法  (以上、11月号)

 8 自主導入における維持管理のレベルアップ事例

  (1) 取組の経緯

  (2) 問題の所在

  (3) 改善の実施内容と結果

  (4) 検証体制

  (5) 検証結果と評価

  (6) 行政文書管理アカデミーが支援

  (7) レベルアップ事例のまとめ

 9 私から文書管理担当者に求めるもの

  (1) 強い信念

  (2) 改善に気付いた自信

  (3) 努力も忘れずに

 エピローグ すべての自治体の文書管理が誇れる日が来ることを願って  

(以上、12月号)

・テ-マ:「『行政文書の管理に関するガイドライン』の実践(下)~ファイリングシステム試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手による全庁展開へ」

・著者:益田直和(枚方市総務部コンプライアンス推進課法務・文書グループ)

・9月号目次:以下のとおり

Ⅲ 試行導入の効果測定

 1 数字に見る導入効果~執務室の省スペースと文書検索時間の短縮化~

  (1) 執務室内文書量の削減率88%/執務室面積の20%がフリースペースに

  (2) 文書検索に要する時間の短縮がもたらす人件費の削減効果

 2 職員自らの手で導入した場合の導入経費の抑制効果

  (1) コンサルタント業務に係る委託料

  (2) キャビネット購入費

 3 現場発の働き方改革に~オフィスレイアウトの根本的な見直しとの一体化効果~

 4 数字に表れない改善効果~適正な文書管理と業務改善

  (1) 文書の散逸防止と文書のライフサイクルの確立

  (2) 情報の見える化・共有化の実現

  (3) コンパクトかつ安全・快適な執務室

 5 試行導入に携わった職員の声

Ⅳ 全庁展開の課題と展望

 1 全庁展開に向けた課題の抽出~書庫の運用改善と必要な予算

 2 「なぜ今なのか」を全庁に発進する視点

  (1) 働き方改革

  (2) 紙文書と電子文書の一元管理

おわりに

【10月号 予告】

テーマ:日本初! 文書管理改善の自主導入への軌跡(上) 〜導入は「退庁時 机の上は 滑走路」で私物化容認意識を払拭/ 維持管理は「いつでも誰でも 30秒他者検索」で段階的レベルアップ〜

著者:別府雅彦(宮崎県都城市議会事務局次長、行政文書管理アカデミー教授)

 当機構支援自治体担当者らの執筆によるAKF自主導入等の実践例が『自治実務セミナー』(第一法規)令和2年8月号から連載されます。構成は次のとおりです(内容は随時アップします)。

 なお、本ホームページの「AKF自主導入とは」https://www.admic-akf.jp/news/2019/02/post-110.html 及び 「BSフォルダとは」https://www.admic-akf.jp/news/2018/08/50.html もご参照下さい。

事例1 枚方市 (8月号および9月号)

・益田直和(枚方市総務部コンプライアンス推進課法務・文書グループ)

・「『行政文書の管理に関するガイドライン』の実践~ファイリングシステム試行導入で新分類手法に挑戦/適正管理の効果を検証し職員の手による全庁展開へ」

・目次:

はじめに

Ⅰ 課題の確認と行政向けファイリングシステム

 1 公文書管理において繰り返し指摘されている課題

 2 「ガイドライン」が前提とする分類・整理の手法

 3 簿冊方式によらない文書管理~情報共有に優れた行政向けファイリングシステム

 4 ファイリングシステムの目的・効果を確認する~単なる文書のお片付けではない~

Ⅱ 導入効果の検証と試行導入

 1 試行導入の実践の手順~達成度確認テスト合格への道のり~

  (1) 不要な文書・物品の廃棄

  (2) 公文書・個人資料・物品の管理エリアの明確な区分

  (3) 個人デスクの使用基準~退庁時机の上は滑走路~

  (4) 公文書を簿冊からフォルダへ

  (5) 誰もが使いやすい文書分類~高速検索の実現~

  (6) 達成度確認テスト

 2 信じてまずは実践~体感して目的・効果が理解できる(以上、8月号)

Ⅲ 試行導入の効果測定

 1 数字に見る導入効果~執務室の省スペースと文書検索時間の短縮化~

  (1) 執務室内文書量の削減率88%/執務室面積の20%がフリースペースに

  (2) 文書検索に要する時間の短縮がもたらす人件費の削減効果

 2 職員自らの手で導入した場合の導入経費の抑制効果

  (1) コンサルタント業務に係る委託料

  (2) キャビネット購入費

 3 現場発の働き方改革に~オフィスレイアウトの根本的な見直しとの一体化効果~

 4 数字に表れない改善効果~適正な文書管理と業務改善

  (1) 文書の散逸防止と文書のライフサイクルの確立

  (2) 情報の見える化・共有化の実現

  (3) コンパクトかつ安全・快適な執務室

 5 試行導入に携わった職員の声

Ⅳ 全庁展開の課題と展望

 1 全庁展開に向けた課題の抽出~書庫の運用改善と必要な予算

 2 「なぜ今なのか」を全庁に発進する視点

  (1) 働き方改革

  (2) 紙文書と電子文書の一元管理

おわりに(以上、9月号)

事例2(都城市)

事例3(士別市)

事例4(高砂市)

総括(行政文書管理アカデミー)

佐賀県鹿島市は,既に「維持管理十年原則」を完遂し,目下,文書管理委員による自主管理中です。この度,第131号,第132号のファイリングニュースを発行しました。引継ぎ・移替えやファイル基準表の整備などが確実に実施されていることが分かります。

第131号ファイリングニュース

第132号ファイリングニュース


参考:佐賀県鹿島市の「維持管理十年原則」

行政文書管理改善の研修会が,2020年2月13日(木)9時30分から東京・永田町,地方職員共済組合市麹町会館 ホテルルポール麹町で開催され,自治体の文書管理担当者や庁舎建設担当者など多数が参加され,午後4時,盛会裏に終了しました。


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実例報告として,
「日本初のAKF自主導入による全庁改善 - 『退庁時 机の上は 滑走路』を完遂して感じる文書管理担当者の改善意欲」
別府雅彦様 (都城市みやこんじょPR課長・前文書管理担当副主幹、行政文書管理アカデミー教授)


「試行導入を終えて - 業務委託・キャビネット不要の自主導入で、仕事がし易くなったと職員の声に励まされながら」
益田直和様 (枚方市コンプライアンス推進課課長代理)


「モデル部門での業務委託を経て、全庁展開時に自主導入へ - AKF導入で執務環境を一新し、庁舎増築計画を撤回」
濱口高文様 (鹿児島県長島町総務課主幹)


「AKF導入前に構想した費用対効果を検証する - 容器・用具を再評価し、情報アイランド化によるワークプレイス改革を実践」
岡村慎哉様 (士別市新庁舎建設課主任主事)


から,満席の中,それぞれご報告いただきました。

行政文書管理アカデミーは,インターネットと集中授業の組み合わせで,在職のまま全国どこからでも仕事をしながら,行政文書管理の改善理論と技法を無理なく受講できる研修機関「行政文書管理アカデミー」の令和2年度(第14期)の先行予約受付を,令和2年2月18日(火)から開始します。


○先行申込み

 受付期間:令和2年2月18日(火)~ 4月6日(月)17時
 受講料:200,000円/人(除く消費税)
 定 員:20人(先着順)

○通常申込み

 受付期間:令和2年4月7日(火)~ 4月24日(金)17時
 受講料:240,000円/人(除く消費税)
 定 員:30人(先着順)
 ※通常申込みの定員は,先行申込者の人数も含みます。

先行予約は,自治体等の公費負担による受講者に配慮したもので,一般申込みによる受講費を軽減し,振込期限も予算執行の便宜から4月30日(木)としてあります。

※今年度より,請求書の送付も4月以降となりますのでご了承ください。


行政文書管理アカデミーの第12期冬期集中授業及び修了式が日本都市センター会館において2月12日(水)から2月14日(金)までの日程で開催されました。

14人の受講者が全課程を修了し、口頭試問を経て「行政文書管理士」の称号が授与されました。第13期の修了者を加え、258に上る「行政文書管理士」の今後の更なる活躍が期待されます。

〇集中授業の様子(講師:廣田傳一郎 学長)

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〇集中授業終了後の記念撮影

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