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よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q4:研修場所の確保など,研修の際の留意点は何ですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年5月21日(月)の予定です。

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q3:研修用のテキストは,どのように作ればよいですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年5月14日(月)の予定です。

民主党は,4月19日の内閣部門会議,さらに政策調査会役員会で,「情報公開と適切な公文書管理ワーキングチーム」の設置を決め,座長に公文書管理担当大臣も務めた連舫氏が,事務局長に公文書管理法成立の立役者である逢坂誠二氏(党総括副幹事長)が就任しました。

 

同WTは,民主主義の基礎インフラの充実のため,情報公開と公文書管理の在り方について,諸外国も含めて調査をし,党としての提言をまとめる予定です。

 

なお,WT設置に先立って,3月に廣田理事長は民主党幹事長室で,公文書管理法施行後の課題と具体の対応策等について説明をしています。

新潟県佐渡市で放鳥された国特別天然記念物トキのひなが誕生したことが確認されました。日本の自然界では36年ぶりの孵化(ふか)であり,日本の野山から一度は姿を消したトキの野生復帰に向けて大きな一歩となります。佐渡市役所では,「トキよ大空へ 祝 放鳥トキのヒナ誕生」と書かれた懸垂幕が掲げられ,甲斐元也市長は「誕生の知らせを聞いたときは天にも舞い上がる気持ちだ」と述べています。

 

なお,トキ(朱鷺)はADMiCの象徴であり,古代エジプトのトート(Thoth)神の象徴でもあります。トート神は,文字(ヒエログルフ)の発明者とされ,人の言葉をすべて記録して文書にしたといわれています。神々の書記でもあったので,知恵と知識の守護神として信頼されていました。トキの学名は「ニッポニア・ニッポン」であり,“Nipponia nippon”の属名と種小名はともにローマ字表記の「日本」に由来します。

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q2:導入時の専門研修,一般研修とは,どのようなものですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、GW明けの平成24年5月7日(月)の予定です。

文書管理の国際標準規格を策定する国際標準化機構(ISO)の文書管理委員会(TC46/SC11)は,このたび「文書のデジタル化のための実務ガイドライン」を策定することを目的とするワーキンググループ,WG10 "Implementation Guidelines for Digitization of Records" を発足させました。

 

今月早々,ISO文書管理委員会事務局(Australia)から,WG10のエキスパート委員に日本から廣田理事長がノミネートされた旨の通知がありました。廣田理事長のこれまでの文書のデジタル化推進に係る業績が認められてのことと思われます。

 

なお,わが国政府においても,現在運用している文書管理システムを公文書管理法及び行政文書管理ガイドラインと整合性を取るべく,その仕様を再検討する動きがあります。既に,ADMiCの研究者3人が総務省において意見交換を行っています。

 

ADMiCは約十年前に「AKF」を電子化した「e-AKF」を開発済みであり,いくつかの自治体において運用されているところであります。結果として,「e-AKF」が公文書管理法及び行政文書管理ガイドラインに対応していたことから,総務省は新文書管理システムの再検討に先立ち,ADMiCのこれまでの文書管理の電子化に係る知見と技術について意見を求めたものと思われます。席上,今後とも継続して意見交換をしていきたいとの要請もありました。

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q1:管理職研修とは,どのようなものですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年4月23日(月)の予定です。

ADMiCは,昨年2月から『時の法令』に,「静かな革命 公文書管理法がつくる行政のかたち」を連載していますが,14回目の4月15日号には,「国際規格と実務ガイドライン」のテーマで,国際規格の策定過程における日本のスタンスを,実務ガイドラインの内容にもスポットを当てて詳述しています。執筆者は廣田理事長。

 

なお,「国際規格と実務ガイドライン」の節項目は次のとおりです :

 

はじめに

1 国際規格の策定経緯と日本のスタンス

 (1) 国際規格は,ISOが策定している

 (2) 旧規格の策定経緯と日本のスタンス

 (3) 新規格のきっかけは日本の発言

 (4) 新規格の策定経緯と日本のスタンス

2 新規格の実務ガイドラインの策定準備

 (1) ISO30300(基本と用語)の構成

 (2) ISO30301(要求事項)の構成

 (3) 新規格に関連する規格及び技術報告の関連図

 (4) 新規格の実務ガイドライン策定と日本のスタンス

3 実務ガイドラインにみる日本規格と国際規格の比較

 (1) 分類の意義について

 (2) 分類の基本的な考え方

 (3) 分類の具体的な方法

 (4) 名称の付け方

 (5) 分類にみる国際比較

おわりに-実践度が高い日本規格,国際的に通用するか

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q4:各課を,どのようにしてそれぞれのブロックに割り振ったらよいですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年4月16日(月)の予定です。

毎日新聞は,公文書管理に係る特集を2週連続で組んでいます。3月24日は「公文書管理法 進まぬ行政の理解」,31日は「議事録の未作成 概要で幕引きか」。31日の紙面には,廣田理事長のコメントが登載されています。

 

廣田理事長の話によれば,取材は国会内で1回と日本記者クラブで1回受けたそうですが,話した内容は概ね次のとおりだったと記憶しているとのことでした。

 

「メモは,すぐに作ることができ,備忘録替わりにもなるので,職員にとって有用であり,多用している。国民にとっても,政策立案過程を知る上で有用だ。もっと残して活用されて良い。

 

ところで,メモも文書も,問題解決に役立つ知識を記録した情報資源である。文書の適正管理の観点からは,メモは文書と一緒に整理されるべきである。問題は,整理の仕方にある。

 

行政文書管理ガイドラインは,整理の仕方を規定している。まず「職員」に文書の適正管理の義務を課し,具体的に分類や名称付けなども義務とした。整理の仕方だが,文書のまとめ方として次の二つを例示した。

一つは,文書を作成又は取得した段階でまとめる「随時ファイル方式」で,もう一つは,旧来からの方法だが,一定の事案が完結した段階で,メモにもパンチで穴を空けでバインダーに綴るという「事案完結ファイル方式」である。

ガイドラインは,迅速な所在・検索や,効率的な整理・保存の観点から「随時ファイル方式」を推奨した。この方式の欠陥は,ファイリングキャビネットという文書整理タンスが要ることだが,既になくてもやれる方法がADMiCにおいて研究開発されている。随時ファイル方式ならメモも残るが,事案完結式では紛失したり廃棄されたりする懸念が残る。

 

職員は,随時ファイル方式を活用して名称を付ける過程で,仕事の見える化を確保し,情報の過不足もチェックして,意思決定の判断材料である情報をフル装備して活用することで,政策課題の最適化を図ることができる。分類結果を目録である行政文書ファイル管理簿に記載することで国民も文書にアクセスし易くなり,健全な民主主義を支えることにもつながる。

 

「随時ファイル方式」なら,行政と国民がWin-Winの関係になる。行政文書管理ガイドラインの策定趣旨はここにある。生かされているだろうか。生かすためには,「随時ファイル方式」を義務規定にすべきであろう。」

 

 

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