最新情報更新履歴

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q4:各課を,どのようにしてそれぞれのブロックに割り振ったらよいですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年4月16日(月)の予定です。

毎日新聞は,公文書管理に係る特集を2週連続で組んでいます。3月24日は「公文書管理法 進まぬ行政の理解」,31日は「議事録の未作成 概要で幕引きか」。31日の紙面には,廣田理事長のコメントが登載されています。

 

廣田理事長の話によれば,取材は国会内で1回と日本記者クラブで1回受けたそうですが,話した内容は概ね次のとおりだったと記憶しているとのことでした。

 

「メモは,すぐに作ることができ,備忘録替わりにもなるので,職員にとって有用であり,多用している。国民にとっても,政策立案過程を知る上で有用だ。もっと残して活用されて良い。

 

ところで,メモも文書も,問題解決に役立つ知識を記録した情報資源である。文書の適正管理の観点からは,メモは文書と一緒に整理されるべきである。問題は,整理の仕方にある。

 

行政文書管理ガイドラインは,整理の仕方を規定している。まず「職員」に文書の適正管理の義務を課し,具体的に分類や名称付けなども義務とした。整理の仕方だが,文書のまとめ方として次の二つを例示した。

一つは,文書を作成又は取得した段階でまとめる「随時ファイル方式」で,もう一つは,旧来からの方法だが,一定の事案が完結した段階で,メモにもパンチで穴を空けでバインダーに綴るという「事案完結ファイル方式」である。

ガイドラインは,迅速な所在・検索や,効率的な整理・保存の観点から「随時ファイル方式」を推奨した。この方式の欠陥は,ファイリングキャビネットという文書整理タンスが要ることだが,既になくてもやれる方法がADMiCにおいて研究開発されている。随時ファイル方式ならメモも残るが,事案完結式では紛失したり廃棄されたりする懸念が残る。

 

職員は,随時ファイル方式を活用して名称を付ける過程で,仕事の見える化を確保し,情報の過不足もチェックして,意思決定の判断材料である情報をフル装備して活用することで,政策課題の最適化を図ることができる。分類結果を目録である行政文書ファイル管理簿に記載することで国民も文書にアクセスし易くなり,健全な民主主義を支えることにもつながる。

 

「随時ファイル方式」なら,行政と国民がWin-Winの関係になる。行政文書管理ガイドラインの策定趣旨はここにある。生かされているだろうか。生かすためには,「随時ファイル方式」を義務規定にすべきであろう。」

 

 

総務省の「地方公共団体の職場における能率向上に関する研究会」は,3月29日,行政改革の進展などで時代が変化しても自治体職員が生き生きと働けるワークスタイルを確立できるよう,職場改革の方策を示す報告書をまとめました。

 

ワークスタイル変革を実現するための施策は各般にわたるが,研究会では,業務の効率化により人的・財政的リソースを創出し,これを望ましいワークスタイルの実現に向けた改革の原資を投入する取組に焦点を当てています。

 

具体的には,自治体の業務の各側面に潜在する「ムダ」を新たなリソースととられ,ワークスタイル変革につなげる「10のワークプレイス改革の取組」を整理しています。その中で,「文書管理のムダをなくす」として「ファイリングシステムの活用」を提示。事例としてADMiCの「AKF」を導入している千葉県我孫子市を挙げています。なお,我孫子市は平成5年に「AKF」を導入し,現在も維持管理をしているところです。

 

なお,廣田理事長は,同研究会の事務局である自治行政局行政経営支援室に,能率道,事務管理及び文書管理についてレクチャーを行っています。

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q3:モデルブロックには,どのような課を選んだらよいですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年4月9日(月)の予定です。

 

行政文書管理アカデミーは,インターネットと集中授業の組み合わせで,在職のまま全国どこからでも受講できる研修機関「行政文書管理アカデミー」の第6期生(平成24年度受講者)の先行予約受付を3月21日に締め切り,3月22日(木)から通常申込による受付を開始しました。通常申込の締め切りは2012年4月26日(木)まで。

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q2:「AKF」の導入範囲は,どの部署までにすればよいですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年3月26日(月)の予定です。

 

行政文書管理アカデミーは,インターネットと集中授業の組み合わせで,在職のまま全国どこからでも受講できる研修機関「行政文書管理アカデミー」の第6期生(平成24年度受講者)の先行予約受付中です。先行予約の締切りは平成24年3月21日(水)21時まで。以降は,通常申込みでの受付となりますのでご注意下さい。

先行予約は,自治体等の公費負担による受講者に配慮したもので,一般申込みによる受講費を軽減し,振込期限も予算執行の便宜から4月27日としてあります。先行予約受付の定員は10名です。

よくある相談事例と回答例(FAQ) IV 行政文書管理への切換え方法に係る相談事例と回答例

Q1:保管文書の管理責任の単位を,どこにしたらよいですか。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年3月19日(月)の予定です。

よくある相談事例と回答例(FAQ) VIII 維持管理方策に係る相談事例と回答例

Q4:これまでの先進自治体で,自主管理に入った事例を紹介してください。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年3月12日(月)の予定です。

よくある相談事例と回答例(FAQ) VIII 維持管理方策に係る相談事例と回答例

Q3:自主管理を行っている自治体での,実地指導の進め方の実例を紹介してください。

を更新しました。


なお、次回の更新は、平成24年3月5日(月)の予定です。

< 前 6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16
年別アーカイブ
© 2017 ADMiC. All rights reserved.