バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

現状が,個別フォルダとバーチカルキャビネットの組み合わせで文書を管理している場合

これまで一般に文書を削減するためには,ファイリングシステムを導入すればよいとされ,そのための必須アイテムとしてバーチカルキャビネットを使うこととされていました。しかし,個別フォルダと一般的な3段式のバーチカルキャビネットの組み合わせについても,BSフォルダと新しいA4対応型の保管庫(一例,900mmW×450mmD×1,050mmH)の組み合わせのに切り替えることで大幅削減ができることがわかりました。


下図は,執務室における1課分の文書量を12fm(一人当たりの適正保管文書量である1.2fm×10人)とし,それら全てを個別フォルダでバーチカルキャビネットに収納する場合と,BSフォルダでA4対応型の保管庫に収納する場合で,それぞれの文書の床の占有面積を比較したものです。


バーチカルキャビネット.jpg

 ※バーチカルキャビネットの場合,引き出しを手前に引き出すための床面積も含めて計算しています。
 ※A4対応型の保管庫は,BSフォルダを4段で使用することができます。


その結果,現状がバーチカルキャビネットと個別フォルダの組み合わせの場合,ファイル容器用具の見直しを行うことで,文書の占める床面積を5割削減(4.20㎡→2.03㎡)することができるということになります。


※ホームページ掲載内容よりもさらに詳しい情報を知りたい方は,BSフォルダによる5割削減を解説した本がありますので,そちらもご参照ください。
新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」


※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。


〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み

1 簿冊管理からの切り替えで5割削減保証

2 ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

3 バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

4 ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証


〇BSフォルダの特色

1 ガイドラインに対応/BSフォルダの特色1

2 省スペース化が図れる/BSフォルダの特色2

3 無駄な動きが少ない/BSフォルダの特色3

4 独自のラッパーがついている/BSフォルダの特色4

5 優れた品質をもつ/BSフォルダの特色5


〇BSフォルダ関連セミナー

1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)

2 総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

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