簿冊管理からの切り替えで50%削減保証

現状が,簿冊と文書保管庫の組み合わせで文書を管理している場合

簿冊には,「背幅」と呼ばれる簿冊の背表紙の厚さと,「とじ厚」と呼ばれる文書の収納枚数の厚さに差分があります。そのため,簿冊の文書を1枚も捨てずにBSフォルダに入れ替えると,文書の占める床面積を5割削減できることがわかりました。


下図は,執務室における1課分の文書量を12fm(一人当たりの適正保管文書量である1.2fm×10人)とし,それら全てを簿冊で旧JISの3号保管庫に収納する場合と,BSフォルダで旧JISの3号保管庫に収納する場合で,それぞれの文書の床の占有面積を比較したものです。


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※旧JISの3号保管庫は,BSフォルダを3段で使用することができます。


このように,ファイル用具を簿冊からBSフォルダに切り替えることで,文書を1枚も捨てなくても保管庫の台数を12台から6台に削減することができると考えられます。つまり,現状が簿冊の場合,ファイル用具の見直しを行うだけでも,文書の占める床面積を5割削減(4.38㎡→2.19㎡)できるということになります。


※ホームページ掲載内容よりもさらに詳しい情報を知りたい方は,BSフォルダによる5割削減を解説した本がありますので,そちらもご参照ください。
新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」


※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。


〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み

1 簿冊管理からの切り替えで5割削減保証

2 ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

3 バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

4 ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証


〇BSフォルダの特色

1 ガイドラインに対応/BSフォルダの特色1

2 省スペース化が図れる/BSフォルダの特色2

3 無駄な動きが少ない/BSフォルダの特色3

4 独自のラッパーがついている/BSフォルダの特色4

5 優れた品質をもつ/BSフォルダの特色5


〇BSフォルダ関連セミナー

1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)

2 総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

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