ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

現状が,ボックスファイルと文書保管庫の組み合わせで文書を管理している場合

ボックスファイルは,ファイリングシステムなどで使用する個別フォルダを専用のボックス(紙製などの箱)に入れて使用する用具ですが,調査の結果,個別フォルダをボックスファイルから取り出し,BSフォルダに切り替えるだけでも2割~3割の文書スペースを削減できることがわかりました。


切り替え前(7月時点)             切り替え後

切替前.jpg  切替後.jpg

*中段(現年度)71cm→26cm(約63%の削減)   下段(前年度)87cm→63cm(約27%の削減)


下図は,執務室における1課分の文書量を12fm(一人当たりの適正保管文書量である1.2fm×10人)とし,それら全てをボックスファイルで旧JISの3号保管庫に収納する場合と,BSフォルダで旧JISの3号保管庫に収納する場合で,それぞれの文書の床の占有面積を比較したものです。


image013.png

※旧JISの3号保管庫は,BSフォルダを3段で使用することができます。


このように,ファイル用具をボックスファイルからBSフォルダに切り替えることで,簿冊の場合と同様,文書を1枚も捨てなくても保管庫の台数を12台から6台に削減することができると考えられます。その結果,現状がボックスファイルの場合,ファイル用具の見直しを行うだけで,文書の占める床面積を5割削減(4.38㎡→2.19㎡)できるということになります。


※ホームページ掲載内容よりもさらに詳しい情報を知りたい方は,BSフォルダによる5割削減を解説した本がありますので,そちらもご参照ください。
新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」


※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。


〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み

1 簿冊管理からの切り替えで5割削減保証

2 ボックスファイル管理からの切り替えで5割削減保証

3 バーチカルキャビネットからの切り替えで5割削減保証

4 ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証


〇BSフォルダの特色

1 ガイドラインに対応/BSフォルダの特色1

2 省スペース化が図れる/BSフォルダの特色2

3 無駄な動きが少ない/BSフォルダの特色3

4 独自のラッパーがついている/BSフォルダの特色4

5 優れた品質をもつ/BSフォルダの特色5


〇BSフォルダ関連セミナー

1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)

2 総務省の講演実績で「第18回行政文書管理セミナー」を紹介していただきました。

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