ラテラルキャビネットからの切り替えで5割削減保証
現状が,個別フォルダとラテラルキャビネットの組み合わせで文書を管理している場合
バーチカルキャビネット同様,ファイリングシステム導入のためのアイテムとして使用される3段式のラテラルキャビネットと個別フォルダの組み合わせついても,BSフォルダと新しいA4対応型の保管庫(一例,900mmW×450mmD×1,050mmH)の組み合わせのに切り替えることで大幅削減ができることがわかりました。
下図は,執務室における1課分の文書量を12fm(一人当たりの適正保管文書量である1.2fm×10人)とし,それら全てを個別フォルダでラテラルキャビネットに収納する場合と,BSフォルダでA4対応型の保管庫に収納する場合で,それぞれの文書の床の占有面積を比較したものです。
※ラテラルキャビネットの場合,引き出しを手前に引き出すための床面積も含めて計算しています。
※A4対応型の保管庫は,BSフォルダを4段で使用することができます。
その結果,現状がラテラルキャビネットと個別フォルダの組み合わせの場合も,ファイル容器用具の見直しを行うことで,文書の占める床面積を5割削減(4.60㎡→2.03㎡)することができるということになります。
※ホームページ掲載内容よりもさらに詳しい情報を知りたい方は,BSフォルダによる5割削減を解説した本がありますので,そちらもご参照ください。
・新刊『一目でわかる自治体の文書管理-行政文書管理ガイドラインの実践-』(第一法規)
・『自治実務セミナー』2018年9月号(第一法規),特集3「文書を捨てないで5割削減~文書管理容器用具の再評価~」
※BSフォルダに関するご相談・お問い合わせはこちら。お気軽にお問い合わせください。
〇BSフォルダで文書の占める床面積を5割削減保証!の仕組み
〇BSフォルダの特色
〇BSフォルダ関連セミナー
1 行政文書管理改善機構(ADMiC)主催「第18回行政文書管理セミナー ~文書削減5割保証用具(キャビネット不要)の再評価と事例報告~ 」(平成30年6月7日)