「AKF」導入の専門研修・一般研修が終わり，いよいよ切換え作業を行うことになったら，準備段階として次のことを課の職員全員で行うようにします。つまり、
- 課内打合せ会の開催
- 不要文書の廃棄（課内の大掃除）
- 事務室の配置の見直し
- 容器・用具の受理
などです。こうした一連の作業は，すべて自分の課の中で行いますので，順を追って進めていかないと次の段階へ進めなくなってしまいます。
なお，通知文例「専門（一般）研修後から第１回実地指導までの作業等について（通知）」と，「ファイリングシステム導入に伴う廃棄文書・保管庫等の処理の流れ（例）」を用意しておきましたので，参考にしてください。
1. 課内打合せ会の開催
課内の打合せ会を開いて次のことを決め，全員参加の意識をもってもらいます。
- 1. 作業の役割分担
- 例えば，保管庫に番号を付け，それぞれ担当者を決め，手分けして整理します。
- 2. 切換えの実施スケジュール表の作成
- それぞれの係の都合を考慮した上で，実施スケジュールを決めます。
- 3. 実施スケジュール表の提出
- 課内の打合せ会で作成した実施スケジェール表は，ファイル責任者がまとめて，所属長の確認印をもらい，文書主管課へ提出します。これによって，課の公式業務の一つとして課全体の日程に加えます。
- 4. 作業の要領の説明
- 一般研修では，作業の詳細までは説明されないので，専門研修を受けたファイル責任者が，作業の要領について説明します。
2. 実施スケジュール表に基づき，不要文書の廃棄（課内の大掃除）
1. 廃棄の考え方
- 執務室に保有している文書の内，保存期間満了文書や重複文書等を廃棄し，保存期間が３年以上の文書を書庫に引き継ぎ，廃棄・引継ぎ後の保管文書（現年度・前年度・継続文書）を約1．2fmにします。
- 保管庫から不要文書を抜き出す方法ではなく，いったん，すべての文書を取り出して，必要な文書だけ元に戻すようにします。「今後見るかもしれない」ではなく，「これまで見たか」を判断基準にするとよいと思います。
2. 具体的な廃棄の基準
- 保存期間満了文書
- 重複文書
- 本務以外の文書
- 処理の終わった文書
- 一時限りの回覧文書
- 最近１年間で見なかった文書など
3. 保管庫などの撤去
一般研修や専門研修で説明されたルールに従い，不要備品類の撤去・廃棄を行います。この時点で，執務環境は，大幅に改善されるはずです。
3. 事務室の配置の見直し
予想外のスペースが生まれるはずですので，ファイリングキャビネットの設置場所も含め，納得がいくまでレイアウトを見直して，合理的なオフィス構成を研究します（共同作業）。
4. 容器・用具の受理
文書主管課からキャビネット，個別フォルダ，ガイドなどの容器・用具類を受けとります。