「AKF」に切り換えるときには，次のような手順で行います。つまり，
- 切換え対象文書の確認
- 簿冊のバラシ
- 小まとめ（個別フォルダ化）
- 中まとめ（第２ガイド化）
- 大まとめ（第１ガイド化）
- 課としてのまとめ（序列（業務プロセス式水平分類）化）
- 課としての序列（業務プロセス式水平分類）の試行と修正
の順です。この作業は，いわば文書分類づくりの実務といえる部分です。
1. 切換え対象文書の確認
1. 文書の年度による区分
- まず，簿冊のまま，各文書を前々年度以前文書，前年度文書，現年度文書に分けます。１冊の簿冊の中に数年度分の文書があるときは，年度別にバラします。
- 前々年度以前の文書は，不要なものを廃棄した後，保存期間を決めて書庫に収めます。この際，「『AKF』導入前ファイル基準表」を作ります。なお，同表の記入方法に係る通知文例，同基準表の様式例を用意しておきましたので，参考にしてください。
- 一般に，現年度文書は，とりあえずそのままにしておいて，先に前年度文書を対象にして分類します。前年度分の分類作業が合格と認められたら，前年度分を参考にしながら現年度文書を分類します。導入時期が年度末に近い場合には，現年度文書を対象にして分類します。
2. 文書のサイズがフォルダ化に適さない場合の取扱い
- どうしてもフォルダ化できない簿冊・図面・カタログ・資料・伝票・カード・コンピュータアウトプット類は，これまで使っていた専用容器・用具を活用します。ただし，背の高い保管庫（３（サブ）×６（ロク）保管庫）は，使いません。
- これらの文書の収納場所は，はっきりと表示しておきます。むろん，その場所は，所在カード（リンク）に書いて個別フォルダの中に身代わりとして収めます。
2. 簿冊のバラシ
- 簿冊形式の文書つづりを，１冊ずつバラしていきます。
- バラした文書を点検して，廃棄すべきものが残っていたら捨てて，残った文書を（３）以下の要領でツミアゲていきます。
3. 小まとめ（個別フォルダ化）
- バラした文書を，共通性のある文書同士，関係深い文書同士，そして同じ業務に使う文書同士をまとめて小まとめとし，個別フォルダに収めます。
- フォルダの山に，その中に入れた文書を代表するタイトルを，仮に鉛筆で書きます。
- その際，１フォルダ内の文書の枚数は，50±30枚とします。80枚を上限とし，これを超える場合には，分冊します。また，20枚を下限とし，20枚未満の場合には，他のフォルダと合冊します。
- フォルダ化できる簿冊は，すべて残さずバラします。
4. 中まとめ（第２ガイド化）
簿冊をフォルダ化したら，
- 共通性や関連性のある個別フォルダをまとめて中まとめとし，第２ガイドを立てます。
- ガイドラベルに仮のタイトルを鉛筆で書きます。
- 第２ガイドの下の個別フォルダの冊数は，10±５冊とし，５冊から15冊までの範囲内で管理統制します。
5. 大まとめ（第１ガイド化）
- 共通性や関連性のある第２ガイドを集めて大まとめとし，第１ガイドを立てます。
- ガイドラベルに，仮のタイトルを鉛筆で書きます。
- 第１ガイドの下の第２ガイドは，５±３を原則にします。
- 中まとめの第２ガイドの序列（業務プロセス式水平分類）をよく検討します。
- 大まとめの第１ガイドの序列（業務プロセス式水平分類）も検討します。
- 必ずしも，使用頻度順に並べるのではありません。
- 自分だけ理解できる主観的，個人的な理由ではなく，課の共有文書としてだれにでも共通理解できる，客観性のある理論に裏打ちされた序列（業務プロセス式水平分類）を作ります。
ここまでが，個人作業です。
6. 課としてのまとめ（序列（業務プロセス式水平分類）化）
- ここからは，保管単位である課の管理下に置かれた文書を，課としてまとめる作業です。その際，ファイル責任者とファイル担当者とがリーダーシップを発揮します。
- 課として第１ガイドの序列（業務プロセス式水平分類）は客観的になっているか，同じく第１ガイドの下の第２ガイドの序列（業務プロセス式水平分類）はどうかを検討します。なお，第２ガイドの下の個別フォルダの順番は考える必要はありません。
- この課としての序列（業務プロセス式水平分類）づくりは，よい整理・よい管理を長続きさせるためにも，とても重要です。
7. 課としての序列（業務プロセス式水平分類）の試行と修正
- でき上がった分類を全員で検討してみます。よい分類かどうかは，使ってみて分かることです。しばらく試行期間をおいて実際に使ってみます。その間，使いやすいようにガイドの序列（業務プロセス式水平分類）を修正したり，分かりやすいタイトルに訂正したりします。修正・訂正しては使ってみて，使ってみては直すのです。この試行錯誤を繰り返し行うことで，徐々に各課の実務に即した分類体系が構築できます。
- 個別フォルダ名，ガイド名は，鉛筆書きですので簡単に直せます。少しでも検索しやすいタイトルにとりあえず直してみます。少しくらい汚れても構いません，いずれ，上に色ラベルをはってしまうからです。
- この時点で繰り返し修正を加え，職員の意見を聞いて十分検討しておくことが大切なのです。