Q1：切換え作業の日程を組むとき，どれぐらいの時間がかかりますか。またその際の注意点は何ですか。

1. 所要時間

専門研修及び一般研修が終わると，第１回実地指導までの数週間の間に，切換え作業を行うことになります。まず，各課ごとに作業スケジュールを作り，その予定表に基づいて切換え作業を実施します。

その際に，少なくとも３時間×３回くらいの日程は，課員全員で作業を行う時間として確保します。特に，時間を要するのは，準備段階の大掃除，不要備品類の撤去・廃棄，保存文書の整理・移動，レイアウトの改善などであり，これは課員全員の協力なくしてできるものではありません。

おそらく，これまで年末に行ってきた庁内一斉大掃除の比ではありません。これまでに経験のない大がかりな課内改造です。表現が適切かどうか分かりませんが，できれば，お祭り騒ぎで一気に進めたいものです。ここでの雰囲気づくりは，非常に大切で，実際に経験した職員に聞きますと，これまでこれほど課員が一丸となって作業をしたことはなかったと言います。そして，こういった作業によって課員全員が取り組む事業なのだと認識するキッカケにもなったと言います。

2. 注意点

スケジュールを組む上での注意点は，次のとおりです。

1. 研修後，できるだけ早い時期に行った方が，研修の余韻が残っていて協力を得やすいと思います。
2. 実地指導まで，時間的に余裕があるからと思って，作業日程を後半に予定すると，間に合わなくなってしまうことがあります。
3. ３時間×３回の所要時間は，課員全員で取り組む最低限度のものであり，実際に導入した自治体の例を見ると，午前とか午後の半日を使って１週間かかったケースや，窓口部門では，課員全員が土曜日と日曜日に出勤して課員総出の作業を進めたケースもありました。
4. スケジュールを組むときは，後半に予備日を設けるくらいに余裕をみて作ります。それでも，実際にやってみると，何とか実地指導に間に合うという場合が多いのです。
5. 朝礼の際などに，管理職から全員が協力して行うよう指示してもらうと，職員の協力が得やすいようです。
6. 課全体でやるべき作業を，ファイル責任者やファイル担当者だけでやってはいけません。課員全員で取り組むことに，意義があるからです。
7. 課によって対応の仕方は異なりますが，比較的スムーズに作業を進めるのは，イベント慣れしている課，例えば商工観光課などです。ほかの課も切換え作業は，イベントだと思って各職員が役割を分担して，手分けして行うとうまくいきます。

切換えの日程と役割分担（例）

※この切換え作業を，ブロックの数だけ繰り返す。