維持管理の方策の代表的なものは，次のとおりです。
1. 巡回実地指導
コンサルタントが，事前研修の後，実際に各課の状況を確認し，直接その課の職員に対して指導し，改善を求めます。そして，その際の指摘事項は期限を決めて修正し，その結果をコンサルタントか文書主管課が確認します。
また，導入後，適切な時期に文書管理委員会を設立し，その委員が外部専門指導者による巡回実地指導に同行し，共に確認及び指導を行います。文書管理委員会は，最終的には自主管理の主体になるのですが，自主管理のステージに入る前から設置しておく方が，維持管理を安定させます。
2. 各種イベントの設定
月に１回ファイリングの整備を必ず実行してもらう「ファイリングの日」を各課に設定したり，年間を通じてファイリングの整備状況が良かった課を表彰する制度を設けたり，意欲的に維持管理に取り組めるようなイベントを設定します。
3. 研修
文書主管課が各種の研修会を開催し，「AKF」に対する職員の理解を深めます。対象者としては，新規採用職員，中途採用者，その年度のファイル責任者，ファイル担当者などです。
また，実施するタイミングによって，実務研修，巡回実地指導の事前研修，移替え・引継ぎ研修，新任者・異動者研修（通知文例参照）などの研修が考えられます。
4. その他
- 維持管理用のマニュアルを作成して職員に配布します。
- 文書管理を監査委員監査の対象とする。平成３年の地方自治法の改正により，行政運営に関する事務にも，監査委員の監査権限が拡大されました。また，平成23年４月に施行された公文書管理法は，第９条（管理状況の報告等）で各省庁の大臣と行政文書の管理状況を内閣総理大臣に報告しなければならないと規定しています。行政文書管理のガイドラインでは，第２「管理体制」で監査責任者を置くこととし，第８「点検・監査及び管理状況の報告等」において，監査責任者は，行政文書の管理状況について，少なくとも毎年度一回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告するよう義務付けています。
このように，行政運営の基盤である文書管理は，自治体においても，今後、行政監査対象として検討すべきです。