キャビネットの配置の仕方
保管単位を「課」とし，文書を集中管理するためには，キャビネットを個人や係ごとに分散して配置してはいけません。課として，総合的に判断して，最もよい位置にキャビネットを集めて管理します。文書の私物化を物理的に排除する意味からも，重要なことです。ファイリングシステムを導入している自治体では，事務室の状況に応じて窓際や壁際に置いたり，隣の課と背中合わせにキャビネットを置いたりしています。キャビネットを課の中心に半分ずつ背中合わせに並べ，その両側に各係の島を作る方法は，課を分断してしまうので，できれば避けたいものです。
課内でもキャビネットに近い係と離れた係が出ますので，文書が遠すぎるというようなことが言われることがありますが，さほどの距離の違いではありませんし，１日にキャビネットまで往復する回数は数えるほどしかなく，慣れてしまえばあまり苦にはならないはずです。
キャビネットの使い方
キャビネットの上は，高さ的にも，広さ的にも物を置きたくなる場所ですが，一切，物を置きません。また，キャビネットの引き出しには，使いやすい上段によく使う現年度文書を，下段に使う回数の少ない前年度文書を入れ，引き出しごとにラベルを付けます。ラベルは，現年度は白色で，前年度は青色というように年度で色分けし，その引き出しに入っているすべての第１ガイドの名称を書きます。
なお，課に置くキャビネットや保管庫の数量は，文書主管課が，保管単位の文書量を調査して決定します。したがって，各課が独断でキャビネットを購入したときは，撤去することもあります。
キャビネット内に余分な空間があると，文具類や私物が入ったりしがちですが，それを防ぐためにも，必要以上のキャビネットを置かないようにします。標準型のキャビネットの場合，１段に１枚ずつ仕切板を入れ，文書が倒れるのを防ぎます。