実務のどこが変わるのか
公文書管理法で，実務はどのように変わるのか
公文書管理法対応実務の指針を示したのが，新・ガイドラインです。現行のガイドライン（平成12年2月25日）と，以下の諸点で文書管理の実務が大きく変わっています。
大きく変わるのは，（１）整理方法，（２）分類方法，（３）行政文書ファイル管理簿の作り方，そして（４）職員一人ひとりに課される義務などです。
（１） 整理方法の変更点（新・ガイドライン第４：整理）
ア） 管理ルールが，場所別整頓法や完結・未完結別整頓から，職員の裁量の幅が狭
い「上下二期間法」に変更
イ） 運用ルールが，全職員の参画が必須の「年度末場所換え法」に変更
ウ） アーカイブズの評価選別が，新たに作成・取得の当該年度末に行政文書ファイ
ル管理簿を使って職員及び文書管理者が行うことになります。
（２） 分類方法の変更点（新・ガイドライン第４：整理）
ア） 分類作業は，文書主管課から配布される分類表に拠るのではなく，職員一人ひ
とりが自ら分類する義務が新たに付加される
イ） 階層分類方法が，「ワリツケ式」から「ツミアゲ式」に変更
ウ） ツミアゲ式階層分類に「数のコントロール」及び「具体の名称付け」が新たに
採用
エ） 大・中分類を検索の思考過程順及び仕事の進行順序等に配列する「序列式水平
分類技法」が新たに採用されることになります。
（３） 行政文書ファイル管理簿の変更点
（新・ガイドライン第６：行政文書ファイル管理簿）
ア） 新管理簿は，国民が求める情報を特定するための手段として，また行政職員が
所在確認と検索の手段として活用できるよう，公文書管理の適正化に必要不可
欠なツールとして位置付ける
イ） 新管理簿は，標準文書分類表の流用を廃し，毎年度末時点の保有現況を，その
まま書き写すことに変更
ウ） 新管理簿の記載事項だが，分類の階層を４段階から３段階に変更し，新たに保
存期間満了時の措置を追加
（４） 職員一人ひとりに義務
（新・ガイドライン第２：管理体制，第３：作成，第４：整理）
ア） 新たに職員一人ひとりに，行政文書の適正管理義務が付加
イ） 新たに職員一人ひとりに，文書の作成義務が公文書管理法（４条）で規定
ウ） 新たに職員一人ひとりに，分類（行政文書ファイルにまとめることを含む）・
名称付け・保存期間及び保存期間満了日の設定の整理義務が付加