予算措置
ファイリングシステム導入を一つの事業として予算措置をする際，ファイリング容器用具に係る経費は，文書主管課ですることが望ましいと思います。それは，容器用具の統一と適正数の配置のために，文書主管課で一括購入する必要があるからです。ただし，企業会計の部署（例えば，水道事業や病院事業など）では，別途に予算措置が必要です。
購入方法
購入の方法は，メーカーから直接購入する場合と，地元業者の育成というような理由で地元の業者を通じて購入する場合があります。それぞれの自治体の都合で選択すればよいと思います。また，購入に当たって，業者の指名登録も確認しておく必要があります。 契約方法については，おおよその品質のグレードと購入見込数を示した上で各業者から見積書を提出してもらい，最も低い価格の業者と単価契約する方法が一般的です。 なお，ファイリングシステム導入後の自治体の購入価格も参考にする必要があります。
導入後の容器用具の購入
導入後についても，維持管理に係る経費の一部として，文書主管課が一括予算措置をしておき，一括して購入するようにします。各課に任せるとそれまで統一してきたルールが崩れる危険性があります。ファイリングシステムに対して，文書主管課が導入後も全庁的な維持管理に携わっているという姿勢が必要だと思います。 なお，国庫補助事業などの事務費で購入する場合には，予算措置はその事業の中でされますが，予算の執行，つまり購入に当たっては，文書主管課の指示に従う形で行うようにします。