ファイル容器や用具の使用量についての考え方
担当する仕事の種類や内容によって発生する文書量は異なりますので，一概に言うことはできませんが，例えば，一人当たりのフォルダやキャビネットの使用量に制限を加える必要は全くありません。ですから，使用量の基準を設ける必要はありません。
予算措置のために必要な場合は，一つの目安として，同じ規模の他の自治体の例を参考にしたり，職員数で補正して全体の数量を想定したりします。実際に購入する際には，定価に対して値引きがされますので，数量の調整もある程度できます。値引き率については，先進導入自治体での実績を聞いておくと参考になります。
また，導入時には，いくつかのブロックに分けて導入しますので，最初のブロックで多く買い過ぎても次のブロックに回せますので，必ずしも無駄にはならないはずです。最初のブロックを経験すれば，使用量の概数が把握できますので，多少在庫が出るように調整して購入し，不足が生じそうになったら，追加します。このようなことを繰り返していくことによって，全体の消費量が分かってきますので，次年度以降の参考にします。
容器や用具の購入は，文書主管課が一括予算措置をし，各課へ配布します。特にキャビネットについては，各課が勝手に購入しないように，文書主管課から指示しておきます。
ファイル容器や用具の使用量の算出基準
各オフィス家具メーカーがそれぞれの算出基準をもっていますが，ここでは既導入自治体の実績値を参考にして，標準的な基準を示しておきます。
一人当たりの必要キャビネットの算出基準
（一人当たりの基準文書量を，1.2～1.5Fm程度として計算する。）
- バーティカルキャビネット（標準型）３段引き出しタイプを使う場合は，４人で３台を目安にする。
- ラテラルキャビネット３段引き出しタイプを使う場合は，２人で１台を目安にする。
一人当たりの必要ファイル用具の算出基準
- 個別フォルダ：150冊
- 第２ガイド：20枚
- 第１ガイド：5枚
- やりかけフォルダ：1冊
- フォルダラベル：151ラベル
- ガイドラベル：25ラベル
- 整理用文書保存箱：1箱