事務室内の環境整備の仕方

Q4:文具類を整理する際にコツは,ありますか。

「AKF」導入の際に事務室内を整理すると,いろいろな文具があちらこちらから出てきます。これらの文具類は,極力,1か所に集めますが,その際,脇机や2段キャビネットを使うことは避けます。文具入れとして使いにくいことや,脇机等の中に私物化された文書が入ったり,上に物が置かれたりする心配があるからです。整理しやすい方法としては,次のようなものが考えられます。

  1. 高さが90センチメートル程度の鋼製保管庫は,文具庫として利用しやすい容器です。
  2. 前面の引き戸がガラス製のタイプのものは,中身が見えて便利ですが,鋼製で見えない場合には,引き戸を外して使う方法もあります。
  3. 棚が2段か3段しかないので,庫内に無駄な空間ができてしまう場合は,棚板を追加して段数を増やしたり,小箱を積み重ねたりして有効利用を図ります。
  4. レターケースは,恒常的に机の上に置くと,その側面に文書を立てかけることができるので,私物化された文書のたまり場になる危険性があります。そこで,退庁時には,机の上にレターケースは置かないことにします。
  5. レターケースが保管庫内の棚に収まれば,レターケースの引き出しを利用して文具類を収納する方法もあります。この方法は,思いのほか便利でやってみると重宝します。引き出しの前面には,収納している物品名を表示します。
    箱に入れた場合には箱前面に,入っている文具の名称を表示します。さらに,その箱の下の棚に表示をし,その保管庫に扉があればそこにも表示をします。ですから,多いときにはトリプルの表示になります。
  6. 台付きのセロテープや大型のホッチキスは,頻繁に使う場合を除き,必要以上にカウンターの上に出しておかないようにします。置き場所は,カウンターの下などに指定席を作るとよいでしょう。

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