文書管理委員会の委員は，次のような構成にすると，自主管理の目的を効果的に達成できます。
- 1. 委員は，役職に付すのではなく，個人を指名する。
- 委員の資質というものは特にないというのがこれまでの経験です。誰でも委員に任命されれば，委員としての役割を自覚してくださるのです。ですから，どなたでもいいのですが，大切なのは，「あなたにお願いしたいのです」ということが必要です。それが，委員としての自覚を生み出すのです。ですから，決して役職に付さないということです。
- 2. 委員は，庁内各部からまんべんなく選ぶ。
- 各部の現状や問題を把握できるからです。
- 3. 委員には，文書主管課の元ファイリング担当者を入れる。
- 元担当者としての経験は貴重です。
- 4. 委員には，情報管理の担当者を入れる。
- 電子文書の管理のためには，情報管理の担当者の知識が必要となるからです。また，情報管理部門と協力して文書管理の課題を解決するということも多くなります。
- 5. 委員は，元気な方であること。
- 半日は立ったまま，実地指導に立会い，また自らも確認作業を行うので，ある程度体力のある人を選ぶことになります。
- 6. 委員長は，副首長又は総務部門の長とする。
- 参考までに，静岡県のある自治体の文書管理委員会規程を載せておきます。
○○市文書管理委員会規程
（設置）
第１条 ○○市における文書管理体制を確立することにより，事務の適正化及び能率化を図るため，○○市文書管理委員会（以下「委員会」という。）を置く。
（所掌事項）
第２条 委員会の所掌事項は，次に掲げるとおりとする。
(１) 文書管理に係る調査，研究及び啓発に関すること。
(２) 文書の保管，保存及び廃棄に関すること。
(３) ファイリングシステムの維持管理に関すること。
(４) 前３号に掲げる事項のほか，文書管理に係る重要事項に関すること。
(組織)
第３条 委員会は，委員長及び委員をもって組織する。
２ 委員長は，総務部総務課長をもって充て，委員は，職員のうちから市長が指名する。
(委員長)
第４条 委員長は，会務を総理する。
２ 委員長は，会議の議長となる。
３ 委員長に事故があるときはあらかじめその指名する委員がその職務を代理し，委員長が欠員のときはその職務を行う。
(会議)
第５条 委員長は，会議を招集する。
(庶務)
第６条 委員会の庶務は，総務部総務課において処理する。
(その他)
第７条 この規程に定めるもののほか，委員会の運営に関し必要な事項は，委員長が別に定める。
附則
この訓令は，平成○○年○月○日から施行する。