良いガイドの出し方と,良いタイトルの付け方

Q6:中分類・大分類の作り方,良いガイドの出し方を説明してください。

  1. 公文書管理法のモデルになった「AKF」では,必ずしも最初に大分類,中分類のタイトルを考え,そのタイトルを書いたガイドを立て,それから小分類の個別フォルダを当てはめていく方式は採りません。
    最初に,関連性のある文書を集めて小まとめとし,そのタイトルをフォルダに書きます。次に,個別フォルダを集めて中まとめとし,そのタイトルを第2ガイドに書きます。さらに,第2ガイドを集めて大まとめとし,そのタイトルを第1ガイドに書きます。
  2. 文書の分類は,情報の体系化であって,単なる分離,分割,統合とは違います。いくつかのグループに分けたとき,その項目を無秩序に置くのではなく,何かに準拠した業務プロセス式水平分類によって順序だてて並べることが大切です。
  3. 「文書の種別」だけでガイドを出すのではなく,「文書の量」を勘案した出し方にします。
  4. 第2ガイドが率いる個別フォルダは,10冊程度とし,最低5冊以上,最大15冊以内にします。第1ガイドの中の第2ガイドは,最大8枚にします。
  5. 原則として,第1ガイドの後ろにいきなり個別フォルダは立ちません。第2ガイドを立ててからにします。
  6. 例外的なことですが,第1ガイドの中の第2ガイドが一つしかないときは,その第2ガイドは出さなくてもよいでしょう。
  7. 第1ガイドの中で第2ガイドによる中分類を設けてあるとき,ある部分だけ第2ガイドを出さないことがあってはなりません。
  8. 第1ガイドで大きくまとめたとき,その中の第2ガイドによる個々の中分類のほかに,次の事項にあてはまるときは「(第1ガイド名)全般」というタイトルを付けて,ほかの第2ガイドの最前部に配列します。
    • 第2ガイド全体にまたがる事項
    • 個々の第2ガイドのどこにも入らない事項
    • 第2ガイドとして独立させるほどの重要性はない,量もまとまっていない事項
    • 第2ガイドの「その他」などに関する事項
  9. 同じテーマに関する第1ガイドが幾つかあるとき,どの第1ガイドにも含まれない第2ガイドを集めて「××共通」というタイトルを付けて,ほかの第1ガイドの最前部に配列します。

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