文書は，定められたキャビネットの引き出しの順に従って，次のような業務プロセス式水平分類の順に収めていきます。
- 翌朝フォルダ
- 全庁共通文書
- 本務文書
- 様式
の順が原則です。これをもう少し詳しく説明します。
1. 翌朝フォルダ
翌朝フォルダとは，当日中に正式なフォルダを作成できなかった文書を，いわば緊急避難的に収納するフォルダです。ですから，この翌朝フォルダには，懸案文書・進行中文書・仕掛り中文書・立案中文書など，やりかけの仕事の文書は入れません。これらは，個別フォルダにタイトルを書いて，分類体系に組み込みます。
この翌朝フォルダは，常に課のキャビネットの最初の引き出しを定位置とします。また，この翌朝フォルダと一緒に退庁時に自分のところで留まっている｢決裁途中文書｣｢回覧中文書｣も収納します。
なお，｢決裁途中文書｣「回覧中文書」を決裁・回覧するときには，決裁板を使わず，例えば，決裁文書は｢青色フォルダ｣，回覧文書は「緑色フォルダ」に挟んで回します。
2. 全庁共通文書
全庁のどの課も共通して利用，保管している文書があります。これを全庁共通文書といいます。課の本業，本務に属する文書ではなくて，むしろ庶務的な文書で，原則的にはどの課でも使っている文書です。このように，各課が同じ文書を同じように使っている文書は，各課とも同じ分類によって整理された方がよいでしょう。したがって，あらかじめ統一した分類基準として，「全庁共通文書分類」を定めるのが普通です。他の本務業務に直接的に関連し，使用している本務文書とは，明確に区分します。全庁共通文書の性格からして，本務文書よりも前に位置付けるのがよいでしょう。
3. 本務文書（全般的文書）
これ以降は，課の本業・本務文書を並べます。そのうち，業務全体にまたがるものを先に配列します。
例えば：
- 課の庶務的文書及び本務に関する方針，計画などの文書
- 本務に関する法規，通達，マニュアルなどの規範的文書
- 本務に関する関係官公庁，関係団体，関係会議，審議（査）会，協議会などの文書
などがそうです。
4. 本務文書（個別的文書）
課の本業・本務文書のうち，個々の業務に直接関係する文書を並べます。文書量は多量にあって，しかも頻繁に利用するのが本務文書です。
人事業務を例にすれば：
- 採用
- 任免
- 配置
- 服務
- 研修
- 給与
- 福利厚生
などに関する文書がそうです。
5. 様式
文書の後に，様式を並べます。未記入の様式は文書ではありませんが，ここに文書の水平分類にあわせて並べておくと，様式をサッと取り出すことができます。なお，来庁者用の様式については，カウンターの下にレターケースをはめ込み，その中に入れておく場合もあります。来庁者を待たせないためですが，記入済みの文書が紛れ込まないように注意をする必要があります。