自治体の職員は，日ごろからさまざまな情報を収集・管理し，活用しながら仕事をしています。この情報は，もちろん，口頭で伝えることもできますが，聞いた聞かない，言った言わない，というような低レベルの争いになることもあるので，情報を記録にして残そうということになります。そこで，情報をモノに記録して伝達し，それを活用し，保管・保存することが求められます。記録するモノは，何も紙でなくてもよく，磁気テープやパソコンなどのハードディスクでもよいのです。ここでは，情報を記録した媒体を「文書」（documents又はrecords）ということにします。したがって，文書には，紙文書や電子文書なども含まれます。
文書に載せている情報は生き物ですから，発生から廃棄までの処理過程があります。この文書の処理過程を扱う仕事を「文書事務」といい，文書事務を組織的に効率的に管理することを「文書管理」（documents management 又はmanagement system for documents）といいます。
文書管理の対象領域には，
- 文書の作成
- 文書の取扱い
- 意思決定
- 文書の整理保管
の四つがあります。
なお，近年，使われなくなってきた言葉に「記録管理」(records management)があります。recordsを「文書」と訳さないで，「記録」と訳した結果生まれた言葉のようです。日本語として，あまり馴染まなかったので，「レコード・マネジメント」などと外来語として使われたりもしていました。
ところで，自治体の文書はだれのものか，についても考えておく必要があります。かつて，自治体の文書は行政のもの，行政職員のものと思われがちでした。しかし，地方自治の本旨に沿って考えるまでもなく，文書は住民のものでもあり，したがって文書は住民と行政との共用財産であります。また，公文書管理法においても次のように規定してます。「公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものである」（法第1条，目的）。